Mit ein paar Klicks wird unser finanzielles Ergebnis in einen operativen Immobilienbericht umgewandelt.

Projekt-, Immobilien- und Finanzberichterstattung in einem

Jährliche Berichterstattung: Für Entwickler und Investoren reicht dies nicht aus. Sie wollen nicht nur jährliche Zahlen, sondern auch die Ergebnisse pro Projekt und pro Gebäude verfolgen können. Bis vor kurzem begnügten sie sich mit ihren beiden Buchhaltungspaketen und einer Handvoll Excel-Tabellen. Als das Unternehmen jedoch stark zu wachsen begann, wurde die Nachfrage nach einer effizienten Berichtslösung größer denn je.

„Klarheit in die Zahlen zu bekommen. Das war unser größtes Bedürfnis, als wir nach einem Instrument für die Finanzberichterstattung suchten“, beginnt Thomas De Moor, Finanzcontroller. „Da wir sowohl Investor als auch Entwickler sind, arbeiten wir mit zwei Buchhaltungspaketen, die sich mit unterschiedlicher Geschwindigkeit weiterentwickeln. Außerdem besteht Alides aus etwa 25 Unternehmen. Bis vor kurzem haben wir für die Berichterstattung hauptsächlich Excel verwendet. Die Informationen aus den beiden Buchhaltungspaketen wurden in getrennten Blättern weiterverfolgt. Es gab kaum ein Gesamtbild, abgesehen von einer großen Konsolidierungsübung pro Jahr. Das musste sich ändern: Wir wollten die Zahlen schnell zur Verfügung haben. Auf Anraten unseres IT-Dienstleisters haben wir uns an BrightAnalytics gewandt, und nach einer Demo des Tools haben wir uns sofort dafür entschieden.“

Operative Berichterstattung über Immobilien

Heute erstellt BrightAnalytics nicht nur einen Finanzbericht mit den Jahresergebnissen pro Unternehmen, sondern auch einen Immobilienbericht pro Gebäude und einen Projektbericht. „Letzteres hilft uns, das Budget für neue Entwicklungen zu verfolgen“, so Thomas weiter. „An einem Entwicklungsprojekt sind oft mehrere Unternehmen beteiligt, und die Vorlaufzeit beträgt in der Regel mehrere Jahre. Alides ist in letzter Zeit enorm gewachsen, und wir werden weiter wachsen. Deshalb ist eine gute und effiziente Projektüberwachung unerlässlich geworden. BrightAnalytics gibt uns Einblick in die Ergebnisse und Budgets pro Jahr, aber auch in die Projektbudgets, für die wir uns ein wenig vom Zeitgedanken lösen. Mit ein paar Klicks werden unsere Finanzergebnisse in ein operatives Immobilienreporting umgewandelt.“

Zeitgewinn pro Quartal

Der größte Mehrwert von BrightAnalytics besteht nach Ansicht von Thomas und seiner Kollegin Liselot Van Campe (ebenfalls Finanzcontrollerin) darin, dass all diese Informationen auf einer einzigen Plattform verfügbar sind. “ Wir können alle Entwicklungsgesellschaften sowie alle Betreibergesellschaften an einem Ort einsehen und überwachen „, erklärt Liselot. „Und wir können dies auf einer detaillierteren Ebene tun als zuvor. Dadurch verbringen wir viel weniger Zeit mit der Erstellung von Zahlen und haben viel mehr Zeit, sie zu analysieren. Pro Quartal bedeutet dies eine Zeitersparnis von mehreren Tagen, ganz zu schweigen von der wesentlich geringeren Fehleranfälligkeit. Heute fließen die Informationen aus dem System heraus. Sobald die Buchung erfolgt ist, sieht man sie in der Berichterstattung. Früher mussten wir bis zu zehn Minuten warten, bis der Projektbericht erstellt war, jetzt ist er in einem Bruchteil einer Sekunde auf dem Bildschirm.“

Verbindung zu jedem Buchhaltungspaket

Mit dem Wachstum des Unternehmens nimmt Alides regelmäßig neue Unternehmen auf, während andere verschwinden. Wie passt das mit BrightAnalytics zusammen? „Zu einem solchen Zeitpunkt ist ein kurzes Eingreifen von BrightAnalytics erforderlich“, sagt Thomas. „Das hat aber immer sehr gut geklappt. Der große Vorteil ist, dass sie sich mit vielen Systemen sehr schnell verbinden können. Wir arbeiten zum Beispiel einerseits mit dem Cloud-basierten Business Central und andererseits mit Netika, das nicht in der Cloud läuft. Zwei völlig unterschiedliche Pakete, und dennoch schafft es BrightAnalytics, all diese Informationen in einem einzigen Bild zu erfassen.“

Auch für IT-Analphabeten

Da ein festes Schema für die Berichterstattung verwendet wird, besteht außerdem eine Einheitlichkeit im Umgang mit den Zahlen des Unternehmens. „Als Finanzverwalter haben Sie durch spezifische Zugriffsrechte die Kontrolle darüber, wer welche Zahlen sehen darf. Außerdem können diese Nutzer die Daten einsehen, aber nicht ändern. Die Flexibilität von Excel, Felder oder Formeln selbst zu ändern, ist nicht gegeben, und das ist ein Vorteil. Auch IT-Analphabeten können schnell mit dem Tool arbeiten“, sagt Liselot.

Starker Kundenservice

In der Zwischenzeit entdeckt das Unternehmen nach und nach alle möglichen anderen Möglichkeiten der Berichterstattung. „Wir hatten uns vorher viel vorgenommen, aber jetzt, wo wir mit dem neuen Paket arbeiten, entdecken wir, was noch alles möglich ist. Unser Management und der Vorstand verlangen zunehmend Zahlen, und sie wollen sie schneller. Wenn wir nicht sofort wissen, wie wir etwas angehen sollen, setzt sich BrightAnalytics an das Reißbrett und macht Vorschläge, wie wir das Problem lösen können. Das ist großartig: Sie denken mit uns mit“, sagt Thomas.

Thomas und Liselot sind der Meinung, dass die Zusammenarbeit gut läuft. „Sie reagieren sehr schnell, und wir können immer jemanden erreichen. Wenn unser Ansprechpartner uns nicht weiterhelfen kann, wird uns gesagt, dass er sich bei uns melden wird – und das tun sie auch. Es ist keine Situation, in der man eine Zahl nimmt und dann einfach abwarten muss, wie es in der IT üblich ist. Sie wissen, was sie wollen, was sie können, kommunizieren sehr offen darüber und sind immer bereit, mitzudenken. Das ist eine echte Stärke. Und es ist ja nicht so, dass ihr Konto jedes Mal, wenn ich den Hörer abnehme, zu laufen beginnt. Von einem Stundensatz kann keine Rede sein. Gott sei Dank.“