BrightAnalytics hat nicht nur bewiesen, dass es in der Lage ist, eine perfekte Verbindung mit Exact Online herzustellen, sondern hat auch innerhalb eines Monats geliefert.

Bavet wächst schnell, aber kontrolliert

Für das in Gent ansässige Unternehmen Bavet, das derzeit 17 Spaghetti-Restaurants betreibt und demnächst in Oostende seinen 18. Standort eröffnen wird, sind dem Wachstum keine Grenzen gesetzt. Aber bitte auf kontrollierte Art und Weise. Und genau dieser Wunsch hat Bavet Ende 2019 dazu veranlasst, eine Partnerschaft mit BrightAnalytics einzugehen.

„Wir wollen Einblicke in die Leistung aller unserer Restaurants gewinnen“, beginnt Finanzmanagerin Céline De Paepe. „Es ist wirklich wichtig für uns zu wissen, welche Standorte unsere Top-Standorte sind und welche etwas weniger gut abschneiden, damit wir bei Bedarf schnell eingreifen können. Wir wollen die verschiedenen Standorte nebeneinander stellen, um die Finanzzahlen zu vergleichen. Mit unserem Buchhaltungspaket Exact Online konnten wir das nicht. Es zeigt mir einen großen Haufen Daten, und ich muss Tabellen ausführen, Daten auswählen und so weiter, bevor ich zu einem Ergebnis komme. Solange wir nur eine begrenzte Anzahl von Standorten hatten, funktionierte das: Wir luden die Daten aus dem Buchhaltungsprogramm herunter und erstellten manuell eine Excel-Tabelle über die Kostenstelle. Aber wenn man 17 Standorte hat, ist das nicht mehr zu schaffen.

Jederzeit Einsicht in aktuelle Zahlen

Bavet war auf der Suche nach einem Werkzeug, mit dem sie nicht mehr statisch arbeiten mussten. „Wir suchten nach einer Lösung, mit der wir täglich neue Informationen aus der Buchhaltungssoftware aktualisieren konnten“, sagt Céline. „Auch die Geschwindigkeit der Lieferung spielte für uns eine Rolle. BrightAnalytics hat nicht nur bewiesen, dass es in der Lage ist, sich perfekt mit Exact Online zu verbinden, sondern hat es auch geschafft, innerhalb eines Monats zu liefern.“

Seitdem werden die Zahlen aus unserer Buchhaltungssoftware jede Nacht in BrightAnalytics aktualisiert. Der Einblick in die Zahlen in Echtzeit ist nach Ansicht von Céline ein großer Schritt nach vorn. „Darüber hinaus kann ich per Knopfdruck eine manuelle Datenübertragung während des Tages vornehmen. Zum Beispiel, wenn ich gerade eine oder mehrere große oder wichtige Buchungen vorgenommen habe. Dann sehe ich sofort die Auswirkungen in der Berichterstattung. Heute ist es sehr einfach geworden, Schmerzpunkte zu erkennen und superschnelle Maßnahmen zu ergreifen.“

Die Tatsache, dass jeden Abend eine automatische E-Mail verschickt wird, wenn ein bestimmtes Mapping nicht korrekt läuft, gibt ihr zudem die Gewissheit, dass sie sich auf die Zahlen verlassen kann. „Wir befinden uns in vollem Wachstum und eröffnen eine Menge neuer Standorte“, sagt sie. „Es kommt manchmal vor, dass wir plötzlich ein Konto zu unserem Buchhaltungssystem hinzufügen, aber ich vergesse, es in BrightAnalytics einzugeben. Diese E-Mail am Abend ist eine zusätzliche Sicherheit für mich.“

Engmaschige Überwachung von Restaurants

Die Art und Weise, wie die Dashboards präsentiert und aufgebaut werden, ist ganz auf die Bedürfnisse des Spaghettispezialisten zugeschnitten. „Wir konnten die Struktur vollständig an unsere Bedürfnisse anpassen. Wir sehen mehrere Zeilen mit z.B. den Kosten für Essen oder Getränkeund das Bild nicht durch Zeilen gestört wird, die für uns nicht gelten, aber für andere Unternehmen gelten können. Das macht es sehr einfach, mit BrightAnalytics zu arbeiten. Da es nur eine begrenzte Anzahl von Filtern gibt – Unternehmen, Kostenstelle, Monat… – funktioniert das System sehr intuitiv.“

Die Zahlen werden monatlich mit dem operativen Management überprüft, das ebenfalls Zugang zu BrightAnalytics erhalten hat. Auf dieser Grundlage führt der Betrieb auch Leistungsgespräche mit den Restaurants durch. „Von meiner Position aus ist es praktisch, dass ich unseren Junior-Buchhalter betreuen kann“, sagt Céline. „Hat sie die Miete oder Gas und Strom für alle Standorte gebucht? So kann ich – zum Beispiel für eine Umsatzsteuerprüfung – schnell überprüfen, ob die Zahlen stimmen und ob tatsächlich alles erfasst wurde. Ich wähle meinen Standort als Kostenstelle aus, gebe einen bestimmten Monat an, und dann werden alle Standorte mit den verschiedenen Einnahmen und Kosten nebeneinander dargestellt. Oder ich vergleiche die Leistung eines Standortes über mehrere Monate, um z.B. Einblick in die Wartungskosten zu erhalten.“

Seit kurzem nutzt Céline auch die Möglichkeit, Kommentare in die Berichterstattung einzufügen. „Wenn ich mir die Zahlen ansehe und feststelle, dass zum Beispiel die Wartungskosten für einen bestimmten Standort höher sind als üblich, kann ich den Grund dafür herausfinden und diese Zahl in einem Kommentar erklären. Auf diese Weise kann der Betrieb sofort sehen, woher die Zahl stammt. Das vermeidet doppelte Recherchen und Fragen.“

Immer am Ball bleiben

Schließlich muss Bavet dank BrightAnalytics nicht warten, bis der Monat abgeschlossen ist, um eine Vorstellung von der zu erwartenden Gewinn- und Verlustrechnung für diesen Monat zu haben, fügt Céline hinzu. „Nicht alle Rechnungen werden zu Beginn eines neuen Monats gebucht, aber durch die Kombination der gebuchten Daten in BrightAnalytics mit den Daten der Gehaltsabrechnung können wir beispielsweise kurz nach Monatsende die ungefähren monatlichen Zahlen vorhersagen. Das ermöglicht es uns, proaktiv zu sein und den Ball sehr kurz zu halten.„