Die Zeit, die wir früher in die Erstellung der Zahlen investiert haben, fließt jetzt in die Analyse und Kontrolle.

Alle relevanten Zahlen auf einen Blick

Manchmal sind Unternehmen nicht so sehr auf der Suche nach einem Tool für die Finanzberichterstattung, wenn sie sich an BrightAnalytics wenden, sondern nach einem effizienteren Ansatz für ihre betriebliche Berichterstattung. So auch der westflämische Spezialist für Schweinefleisch Belgian Pork Group (Westvlees). Und doch hat sich das Unternehmen schließlich für uns entschieden, um – Sie ahnen es – ihre Buchhaltungsberichte zu erstellen.

„In den letzten Jahren ist die Belgian Pork Group stark gewachsen, unter anderem durch eine Reihe von Übernahmen“, beginnt Tine Forret, zuständig für Buchhaltung und Steuern. „Wir waren bereits so weit, dass alle unsere Unternehmen mit demselben Buchhaltungspaket arbeiteten, aber Für die operative Berichterstattung verwendeten wir nach wie vor Excel. Wir haben daher lange gebraucht, um Zahlen zu erstellen. Wenn eine Zahl angepasst werden müsste, hätte dies erhebliche Auswirkungen. Also suchten wir nach einem Tool, mit dem wir sowohl die Gesamtberichterstattung als auch die kleinen Details sehen können.“

Gebrauchsfertige Lieferung

Die belgische Pork Group wollte nicht nur in der Lage sein, die Budgetierung mit den tatsächlichen Zahlen zu vergleichen, sondern auch ihre so genannte „interne Wochenabrechnung“ zu verwalten. Controller Joeri Vandewaetere erklärt: „Da der Schweinepreis von Woche zu Woche schwankt, wollen wir unsere Ergebnisse wöchentlich überwachen. Deshalb fakturieren wir unsere Verkäufe jede Woche und bilden eine Rückstellung für unsere Einkäufe auf der Grundlage der Rechnungen, die wir erhalten werden. Wir addieren die verschiedenen Wochenabrechnungen zu einer Monatsabrechnung, die wir mit den Abschlussrechnungen vergleichen. Bis vor kurzem wurde das alles in Excel erledigt.“

Schließlich wies der CFO der belgischen Schweinefleischgruppe Tine und Joeri den Weg zu BrightAnalytics. Er hatte die Management-Reporting-Software auf einer Veranstaltung kennengelernt und war sofort begeistert. „Als sich BrightAnalytics kurze Zeit später bei uns vorstellte, stellten wir fest, dass ihre Lösung viel stärker auf die Buchhaltung ausgerichtet war, als wir zunächst dachten“, so Tine weiter. „Bei näherer Betrachtung stellte sich heraus, dass wir die Software genau aus diesem Grund nutzen konnten. Außerdem ließen sich unsere wöchentlichen Berichte darin individuell abbilden, was uns die Arbeit sehr erleichterte, da dies in Excel viel zu komplex war.“

Wenig später konnte sich die belgische Schweinefleischgruppe an die Arbeit machen. „Die Mitarbeiter von BrightAnalytics besuchten uns einmal, um sich mit uns vertraut zu machen, ein zweites Mal, um genau zu besprechen, was wir wollten, und etwa einen Monat später wurde die Lösung betriebsbereit geliefert. Das bedeutete, dass die Finanzplattform vom ersten Tag an betriebsbereit war“, sagt Joeri. „Und das ist ganz auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten, sowohl was die Struktur als auch was die Optik angeht. Wir können nun sowohl die Gesamtzahlen als auch die Zahlen pro Unternehmen, pro Kostenart oder pro Abteilung einsehen. Sogar bis auf die Rechnungsebene. Unsere wöchentlichen Berichte werden vom System vorformuliert und zeigen uns alles, was wir sehen wollen, auf einen Blick.“

Mehr Zeit für Überwachung und Analyse

Es versteht sich von selbst, dass dies eine enorme Zeitersparnis darstellt. „Die Zeit, die wir früher in die Vorbereitung der Zahlen gesteckt haben, nutzen wir jetzt, um die analytische Buchführung effektiv zu überprüfen“, sagt Tine. „Außerdem können sich die verschiedenen Verantwortlichen nun selbst zu den Details durchklicken, was ihnen nicht nur eine bessere Vorbereitung auf die Sitzungen, sondern auch eigene Analysen ermöglicht. Wir finden auch die Diagramme und Dashboards nützlich. In Zukunft möchten wir sie an die Bedürfnisse der Nutzer anpassen. Denn ein CEO und ein CFO wollen natürlich unterschiedliche Daten sehen. Glücklicherweise gehen die Mitarbeiter von BrightAnalytics sofort auf unsere Fragen ein: Wir erhalten noch am selben Tag eine Antwort und oft sogar schon eine Lösung.“

Obwohl das Tool seit Anfang 2020 bei der belgischen Pork Group implementiert ist, gibt das Unternehmen selbst an, dass es BrightAnalytics noch weiter im Unternehmen einführt. „Neben unserem CEO und CFO nutzen auch die Buchhaltung und das Controlling die Plattform“, sagt Tine. „Seit kurzem haben auch die Produktionsleiter Zugang. Sie fragen bereits danach, ob sie auch die Wartungskosten sehen können. Außerdem entdecken wir immer noch jeden Tag neue Berichtsmöglichkeiten. Wir haben also sicher noch nicht das ganze Potenzial des Tools ausgeschöpft und wollen in Zukunft noch mehr daraus machen, als wir es jetzt schon tun.“

Der Tipp der Belgian Pork Group für alle, die ein ähnliches Projekt planen:

„Gute Vorbereitung ist der Schlüssel: Überlegen Sie vorher, welcher Bericht Ihre Arbeit einfacher und effizienter machen würde. Und machen Sie sich bereits im Vorfeld Gedanken darüber, welche Informationen BrightAnalytics benötigt, um dies zu realisieren. Das wird die anschließende Implementierung umso reibungsloser machen.“