Wir können jetzt die Zahlen und unsere KPIs fast täglich selbst überwachen.

-Jan Leye, CEO und Gründungspartner und Caroline Claeren, Büroleiterin
"Man spürt, dass dieses Unternehmen großen Wert auf Kundenzufriedenheit legt."
- Jan Leye, CEO und Gründungspartner und Caroline Claeren, Büroleiterin

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Selbständigeres, effizienteres und proaktiveres Arbeiten mit den Zahlen

Bis vor kurzem hatte die innovative BM Engineering aus Kortrijk nur einmal im Quartal Einblick in die aktuellen Zahlen: Ein externer Buchhalter konsolidierte und filterte dann die Intercompany-Transaktionen aus den Daten von sieben Buchhaltungssystemen. Für ein wachsendes Unternehmen könnte das sehr viel dynamischer sein, also entschieden sie sich für BrightAnalytics, das mit ihrer SAAS-Umgebung Yuki verbunden ist.

Unser Betrieb ist – auch aufgrund von Übernahmen in der Vergangenheit – auf mehrere Unternehmen mit einer darüber liegenden Holdinggesellschaft verteilt”, beginnt CEO und Gründer Jan Leye. “Daher haben wir sieben Buchhaltungssysteme, die wir vor etwa zwei Jahren auf Yuki übertragen haben. Wir wollen all diese Zahlen konsolidieren und müssen in der Lage sein, konzerninterne Transaktionen herauszufiltern. Unser externer Buchhalter hat das früher einmal im Quartal für uns gemacht, aber wir hatten keine Echtzeit-Zahlen”.

Darüber hinaus führte BM Engineering auch eine Reihe von KPI-Berechnungen durch, für die es Daten aus verschiedenen Programmen in Excel exportierte, um die Leistung der verschiedenen Abteilungen des Unternehmens zu überwachen. “Auch das mussten wir manuell erledigen”, fährt Office Managerin Caroline Claeren fort, “was viel Zeit in Anspruch nahm. Daher waren wir nicht in der Lage, die KPI-Berichte häufiger als einmal im Quartal zu erstellen. Das musste sich ändern.

Aus dem Bestreben heraus, unabhängigere, effizientere und proaktivere Einblicke zu schaffen, hat BM Engineering nach einer Lösung gesucht. “Wir haben BrightAnalytics und einen anderen Anbieter kontaktiert, uns aber ziemlich schnell für BrightAnalytics entschieden. Das hatte mit ihrer Online-Demo zu tun, die sehr überzeugend war. Uns gefiel auch die Tatsache, dass sie bereits Verbindungen zu Yuki hatten. Die Tatsache, dass sie wie wir in Westflandern ansässig sind, war für uns ein zusätzlicher Bonus”, sagt Jan.

Von der Demo bis zur Umsetzung: Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt

Inzwischen ist BrightAnalytics bei BM Engineering seit einem Jahr in Betrieb und sowohl Jan als auch Caroline sind sehr begeistert. “Caroline hat im Alleingang für die erfolgreiche Einführung des Systems gesorgt”, sagt Jan. “Bei BrightAnalytics haben wir einen sehr kompetenten Ansprechpartner, der uns auf unserem Weg unterstützt hat. Man spürt, dass dieses Unternehmen großen Wert auf Kundenzufriedenheit legt. Von der Demo bei der Vertragsunterzeichnung über den gesamten Prozess des Imports der historischen Daten bis hin zum Ausfüllen unserer Fragen. In erstaunlich kurzer Zeit war BrightAnalytics implementiert und funktionierte. Wenn es hin und wieder ein Problem gibt – was natürlich vorkommen kann -, wird es immer sehr schnell gelöst.

“Ich habe das Gefühl, dass es eine junge Gruppe von Menschen gibt, die bereit sind zu helfen”, stimmt Caroline zu. “Wenn ich anrufe, wollen sie immer sofort helfen. Heute brauchen wir sie nicht mehr so oft, weil das System nicht mehr so leicht abstürzt. Wir wenden uns nur an sie, wenn wir etwas Neues beginnen wollen.

Selbst der externe Buchhalter des Unternehmens war erstaunt, wie schnell die Plattform einsatzbereit war. Heute verwendet er BrightAnalytics für BM Engineering und spart sich damit eine Menge Arbeit. “Außerdem können wir jetzt die Zahlen und unsere KPIs fast täglich überwachen”, fügt Caroline hinzu. “Einen Tag, nachdem die Rechnungen in Yuki hochgeladen wurden, haben wir bereits Einblick in die aktuellen Zahlen, während es vorher eine Verzögerung von drei Monaten gab. Und das mit viel weniger manueller Arbeit.”

Keine Diskussion mehr über die Zahlen

Da jeder Abteilungsleiter Zugang zu BrightAnalytics hat, gibt es außerdem weniger Unklarheiten über die Zahlen, wie sich herausstellte. “Die Partner sehen ihre Zahlen für den Monat und können sich im Zweifelsfall auch bis zur Rechnungsebene durchklicken. Das erhöht die interne Transparenz”, sagt Jan. “Jeder weiß, wie der Fluss funktioniert: Die Daten gehen von unserem ERP-Paket Team Leader Orbit zu Yuki und von dort zu BrightAnalytics. Das wird nicht mehr in Frage gestellt, was früher der Fall war, weil es viel manuelle Arbeit bedeutete, die eine Menge zusätzlicher Kontrollen nach sich zog.”

Die Einführung von BrightAnalytics ermöglichte es BM Engineering auch, ein Budget zu erstellen. “Bis vor kurzem haben wir das nicht getan, weil wir nicht die Mittel hatten, um die Budgets zu kontrollieren. Heute ist dies mit BrightAnalytics problemlos möglich. Das ist es, was ich an dieser Software mag: Es gibt keinen Endpunkt. Es gibt immer noch Möglichkeiten, die über die hinausgehen, die wir bereits nutzen. Ich denke, wir werden im nächsten Jahr mit BrightAnalytics sprechen, um zu sehen, wie wir noch mehr Funktionen nutzen können, zum Beispiel im Bereich des Cash-Managements und der operativen Berichterstattung. So wachsen wir weiter, und BrightAnalytics wächst mit uns.”

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Die Vorteile von BrightAnalytics nach Ansicht von BM Engineering:

  • Weniger manuelle Arbeit
  • Zahlen in Echtzeit statt 1x pro Quartal
  • Enorme Zeitersparnis
  • Reibungslose Umsetzung
  • Einfaches Verfolgen von KPIs
  • Sehr gute Zusammenarbeit
  • Keine Unklarheiten mehr über Zahlen

Sie fragen sich, was BrightAnalytics für Sie bedeuten kann?

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Über BM Engineering

Stabilitätsstudien, Techniken in Gebäuden, Infrastrukturarbeiten, BIM-Modellierung und Projektierung: Willkommen in der Welt des innovativen und dynamischen BM Engineering aus Kortrijk. Rund sechzig Ingenieure und BIM-Modellierer sowie eine Handvoll Verwaltungsmitarbeiter arbeiten dort Tag für Tag für ihre Kunden aus den Bereichen Wohnungsbau, Wirtschaft, Verwaltung, Industrie und Gesundheitswesen. Um einen Echtzeit-Einblick in die Zahlen und KPIs zu erhalten, setzt das Unternehmen auf BrightAnalytics. Unklarheiten über die Zahlen gehören damit der Vergangenheit an.