Bei der Vorführung ist uns sofort die Benutzerfreundlichkeit aufgefallen sowie die Tatsache, dass wir selbst parametrieren können, was wir im Bericht sehen wollen.

Verschiedene Unternehmen und Rechnungslegungssysteme, eine Version der Wahrheit

Nachdem Contimac aus Asse vor einiger Zeit seine Buchhaltung professionalisiert hatte, wusste das Unternehmen, dass es Zeit für den nächsten Schritt war: ein modernes Reporting-Tool. Dieser Ehrgeiz wurde durch die Übernahme des niederländischen Wettbewerbers GMT International verstärkt. Von nun an rationalisiert BrightAnalytics alle finanziellen (und bald auch operativen) Berichte für diesen Spezialisten für professionelle Maschinen, Werkzeuge und Lagerausstattungen für die Fertigungs-, Bau- und Automobilindustrie.

„Als wir GMT International übernommen haben, kam nicht nur ein weiteres Land zu unserem Geschäft hinzu, sondern auch eine andere Art der Buchhaltung mit anderen Hauptbuchkonten“, beginnt Direktor Ward Rooseleer. „Nach der Übernahme wollten wir in der Lage sein, uns mindestens einmal im Monat mit dem gesamten Managementteam zusammenzusetzen, um die Leistung und Engpässe anhand der richtigen Zahlen zu besprechen.. Die Aktionäre mussten jederzeit auf die Zahlen für beide Länder zugreifen können“.

Bis dahin hatte Contimac – das vor der Übernahme ebenfalls mehrere Unternehmen hatte – mit Excel gearbeitet. „Unser externer Buchhalter hat uns die Zahlen einmal im Quartal in einer übersichtlichen Tabelle zur Verfügung gestellt. Aber wir hatten nicht zu jeder Zeit und an jedem Ort Zugriff auf die Daten. Nach der anfänglichen Umstellung auf einen monatlichen Rechnungsabschluss stieg das Interesse an einer ständigen Überwachung der Zahlen. Sobald Ihre Buchhaltung professionell, effizient, konsistent und angemessen auf täglicher Basis geführt wird, ist es sehr opportun, die Entwicklungen genau zu verfolgen.„

Eine einzige Quelle der Wahrheit

Einer der Berater, der Contimac durch den Übernahmeprozess begleitete, machte sie auf die Existenz von BrightAnalytics aufmerksam. „Wir haben mit etwa zwei anderen Anbietern ähnlicher Lösungen verglichen, uns dann aber schnell für BrightAnalytics entschieden. Zum einen, weil es sich um ein wachsendes belgisches Unternehmen handelt, zum anderen, weil es uns von einer Person unseres Vertrauens empfohlen wurde. Außerdem fiel uns bei der Demo sofort die einfache Bedienung auf, sowie die Tatsache, dass man in BrightAnalytics alles selbst so parametrisieren kann, wie man es im Reporting sehen möchte. Das hat es für uns interessant gemacht, ebenso wie die Tatsache, dass wir mit einem sehr guten Support ohne ständige Zusatzkosten rechnen konnten. Wir wussten im Voraus, was uns erwartet.“

Heute sieht Contimac alle Zahlen, die für das Unternehmen relevant sind, in der von ihnen bevorzugten Form. „Nachdem wir die Datenpunkte von Exact Financials geliefert hatten, wurde alles reibungslos in BrightAnalytics geladen“, so Ward weiter. „Dann konnten wir Parameter festlegen und uns überlegen, in welchem Format wir unsere Gewinn- und Verlustrechnung und das EBITDA sehen wollten und welche Kosten wir wo ausweisen wollten. Wir können die Hauptbuchkonten für Belgien und die Niederlande so einrichten, dass wir die Zahlen auf die gleiche Weise sehen und interpretieren können, auch wenn sie aus unterschiedlichen Buchhaltungspaketen stammen. Eine einzige Quelle der Wahrheit, mit anderen Worten. Außerdem können wir uns bis zu den kleinsten Details durchklicken und sogar Informationen zu einem bestimmten Artikel bis auf Rechnungsebene nachschlagen.“

Verfolgung der Lagerrotation in Echtzeit

Ein nächster Schritt für Contimac besteht nun darin, die Finanzdaten mit den operativen Daten zu verknüpfen. „Wir suchen derzeit nach weiteren operativen Optionen, um z. B. Lagerumläufe oder andere KPIs abzubilden, die wir für wichtig erachten. Da wir ein Distributionsunternehmen sind, haben wir einen ziemlich großen Bestand. Für uns ist dies also ein wichtiger Parameter, den wir schnell in Umsatz umsetzen wollen. Im BrightAnalytics-Tool können wir Daten aus der Gewinn- und Verlustrechnung mit Bilanzdaten wie dem Lagerumschlag oder den Gewinnspannen nach Produkten kombinieren. Die Möglichkeit, dies in Echtzeit für jedes einzelne Produkt zu bewerten, ist ein großer Vorteil. Die automatische Kombination von GuV- und Bilanzdaten spart uns außerdem Rechenleistung und Zeit, so dass wir uns auf die Interpretation statt auf Berechnungen konzentrieren können.“

Ward Rooseleer, der kein IT-Fachmann ist, aber über einige Finanzkenntnisse verfügt, erstellt übrigens selbst Dashboards in BrightAnalytics. „Wenn man in eine Plattform investiert, sollte man sie auch gut nutzen“, sagt er dazu. „Mit Hilfe unseres Customer Success Coaches bei BrightAnalytics habe ich eine erste Reihe von interessanten Dashboards erstellt. Nach ein paar Stunden konnte ich es selbst in die Hand nehmen. Wenn Sie über grundlegende Finanzkenntnisse verfügen, ist es ein sehr einfaches und intuitives Werkzeug. Und wenn wir einmal eine Frage haben, gibt es immer eine schnelle Lösung“, so Ward abschließend. Kurzum: ein zufriedener Kunde.