Wenn es um Software geht, wird oft viel versprochen, aber wenig gehalten. Bei BrightAnalytics war das jedoch alles andere als der Fall.

Software, die den Erwartungen gerecht wird

Viele Unternehmen verwenden Excel für ihre Finanzberichte. Nach einer Weile stellen sie jedoch fest, dass diese Art der Berichterstattung nicht flexibel genug und viel zu arbeitsintensiv ist. Das war auch bei der Euroglas DL-Gruppe in Bornem der Fall: Sie arbeitet seit Anfang 2020 mit BrightAnalytics zusammen. „Eine Investition, die sich bereits mehr als bezahlt gemacht hat“, sagt Finanzvorstand Stefan Inslegers.

„Als ich im Oktober 2019 zur Euroglas DL-Gruppe kam, wurde das Berichtswesen komplett über Excel abgewickelt“, beginnt Stefan. „Von der Form her entsprach es unseren Anforderungen. Aber der Berichtsprozess war sehr arbeitsintensiv: Es war viel manuelle Arbeit erforderlich. Außerdem war es schwierig, das Format der Berichterstattung zu ändern oder die Zahlen auf andere Weise zu betrachten. Deshalb haben wir uns auf die Suche nach einem professionellen Werkzeug gemacht.

Er untersuchte den Markt und fand bald BrightAnalytics. „In einem früheren Job im Druckbereich hatte ich das Tool bereits kennengelernt und nur positive Erfahrungen damit gemacht. Ich habe also nicht lange überlegt, bevor ich mich für BrightAnalytics entschieden habe: Ich kannte es und hatte Vertrauen in es. Die Tatsache, dass der Investmentfonds, zu dem wir gehören, ebenfalls ein Fan war, war ein zusätzlicher Bonus. Sie haben mehrere Beteiligungen, die mit BrightAnalytics arbeiten. Für sie ist es natürlich auch eine gute Sache, wenn diese alle das gleiche Reporting-Tool verwenden.“

Nach eineinhalb Monaten einsatzbereit

Die Mitarbeiter von Euroglas DL, die mit dem neuen Instrument arbeiten sollten, standen der Idee zunächst skeptisch gegenüber. „Veränderungen sind natürlich nie einfach“, sagt Stefan. „Außerdem wird bei Software oft viel versprochen, aber nicht gehalten. Bei BrightAnalytics war das jedoch alles andere als der Fall. Die Ausführung ist sehr nah an der Lösung, die sie uns verkauft haben. In der Tat verlief die Umsetzung viel reibungsloser als ich erwartet hatte. Wir mussten lediglich die Verbindung zwischen den allgemeinen Konten in der Buchhaltung und den Berichtslinien in BrightAnalytics herstellen.

Außerdem wurde das Format unserer bisherigen Berichterstattung für 95 % übernommen. Ich hatte mit einem mehrmonatigen Prozess gerechnet, aber nach nur eineinhalb Monaten hatten wir unseren ersten Bericht. Unsere Mitarbeiter waren daher schnell begeistert.“

Heute arbeiten neben Stefan auch der Geschäftsführer, zwei Mitarbeiter aus der Buchhaltung und die drei Betriebsleiter bei BrightAnalytics. Alle haben Zugang zu denselben Daten, wobei der Zugang für die Betriebsleiter auf ihren eigenen Standort beschränkt ist. „Für sie und für uns ist das ein großer Schritt nach vorn. Früher bekamen sie in Excel nur eine statische, visuelle Seite, die sie nicht bearbeiten konnten. Heute, wenn wir uns zu unserer monatlichen Beratung zusammensetzen, können wir gemeinsam in die Details der Zahlen eintauchen: bis auf die Rechnungsebene oder bis zu den Details eines Eintrags. Außerdem können wir aus der Analyse des Berichtswesens ableiten, welche Kostenaspekte wir noch genauer analysieren sollten.“

Investition in kürzester Zeit amortisiert

Laut Stefan wird sich die Investition in das Paket recht schnell amortisieren. „Zum einen, weil Sie Ihre manuellen Eingaben in ein nicht automatisiertes Blatt durch ein automatisches, professionelles Reporting ersetzen, zum anderen, weil Sie bestimmte Kosten besser analysieren, daraus Maßnahmen ableiten und letztlich Einsparungen realisieren können.

Die Tatsache, dass wir in BrightAnalytics leichter Daten abrufen können als in unserem Buchhaltungspaket Navision – das eigentlich ein ERP-Paket ist – sorgt für zusätzliche Benutzerfreundlichkeit.“ Er ist daher fest entschlossen, die Möglichkeiten von BrightAnalytics neben der aktuellen Finanzberichterstattung auf Unternehmens- und Konzernebene weiter zu nutzen, um die Effizienz der Gruppe weiter zu steigern. Der nächste Schritt wird die automatische Konsolidierung der Zahlen sein, denn heute filtert er die konzerninternen Transaktionen noch manuell heraus. Mit anderen Worten: zweifelsohne „Fortsetzung folgt“.

Stefans Tipp für alle, die ein ähnliches Projekt planen:

„Es ist hilfreich, wenn Sie bereits über ein Berichtsmodell verfügen, bevor Sie BrightAnalytics implementieren. Auf diese Weise können Sie genau vorhersehen, wie Ihr neues Berichtswesen aussehen soll und was Sie berichten können möchten.“