Die Zeitersparnis ist bei weitem der größte Vorteil dieses Berichtstools

House of Talents automatisiert sein Management-Reporting zusammen mit VGD

Der moderne Unternehmer legt die Messlatte für seine Finanzabteilung immer höher. Neue Technologien zur Effizienzsteigerung schießen wie Pilze aus dem Boden, um immer mehr Aspekte der Verwaltungs- und Buchhaltungsprozesse zu automatisieren.

Die digitale Transformation im Finanzwesen ist eine spannende Herausforderung. Da die zeitaufwändige Input-Arbeit zunehmend verschwindet, verlagert sich die Aufmerksamkeit auf die Analyse und Interpretation, um die Organisation gezielter zu steuern.

Die Finanzberichterstattung wird immer wichtiger

Patricia Everaert, Professorin für Rechnungswesen an der UGent: „Vor 20 Jahren war es vor allem wichtig, einmal im Jahr zu berichten. Heute ist dies undenkbar, und die Berichterstattung erfolgt mindestens vierteljährlich.

Schnelle Informationen sind wichtig, weil sich die Welt auch sehr schnell weiterentwickelt. Daher ist es für Unternehmen von Vorteil, viel zu berichten, und zwar aus einem bestimmten Blickwinkel. So lässt sich feststellen, ob bei der jeweiligen Strategie Fortschritte erzielt werden.

Es ist sinnvoll, auf globaler Ebene zu berichten, um feststellen zu können, wo genau die Ursache für eine Entwicklung zu finden ist. Die Frage, die wir uns dann stellen können, lautet: Können wir daraus Möglichkeiten oder bewährte Verfahren ableiten, die wir dann in anderen Identitäten umsetzen können“, fügt Everaert hinzu.

Automatisierung der finanziellen und operativen Berichterstattung

House of Talents ist ein Personaldienstleister, der sich auf Engpassprofile wie Krankenschwestern, Techniker, Ingenieure und Metzger spezialisiert hat. Sie sind in den Bereichen Rekrutierung und Auswahl, Projektbesetzung und Interim tätig.

Doris Boterberg, CFO House Of Talents: „House Of Talents wurde vor etwa zehn Jahren von unserem CEO gegründet. Heute erwirtschaftet das Unternehmen einen Umsatz von 120 Millionen Euro und beschäftigt rund 1200 Mitarbeiter.

„In der Vergangenheit wurden die Berichte in Excel erstellt. Das war eine ziemlich komplexe Angelegenheit, da es eine Vielzahl von Unternehmen und verschiedene Geschäftsbereiche gab. Außerdem haben wir festgestellt, dass dies ein sehr zeitaufwändiger Prozess war. Kurzum, es bestand ein sehr konkreter Bedarf seitens des Managements und der Anteilseigner, die Berichterstattung sowohl für finanzielle als auch für operative Zahlen auf intuitive Weise zu entwickeln.“

Auf den Nutzer zugeschnittene operative und finanzielle Berichte

Die Gruppe der Personaldienstleister suchte und fand eine gemeinsame Plattform für die Berichterstattung, brauchte aber auch einen Partner, der der Berichterstattung Substanz verleiht.

Philippe Van Den Bossche, CFO Services Manager bei VGD: „In diesem Moment setzten wir uns mit Doris und ihrem Team zusammen. Dies wurde dann in einen Aktionsplan umgesetzt, bei dem wir zunächst mit der finanziellen Perspektive begannen. Im Hinblick auf die Finanzberichterstattung haben wir verschiedene Buchhaltungspakete mit der BrightAnalytics-Plattform verbunden.

Die daraus resultierenden Daten werden in übersichtlichen, finanziellen GuV-, Bilanz-, Cashflow-Berichten und mehr visualisiert. Diese Berichte geben sowohl der Geschäftsleitung als auch den Aktionären einen kontinuierlichen Einblick in die finanzielle Leistungsfähigkeit des Unternehmens“.

Darüber hinaus haben wir maßgeschneiderte operative Berichte erstellt, mit denen wir den Geschäftsführern der verschiedenen Geschäftsbereiche die Einblicke und Instrumente an die Hand geben, die sie für die Verwaltung ihres Teils des Geschäfts benötigen.

Die neue Form des Corporate Finance Management erforderte eine Anpassung seitens der Mitarbeiter und Aktionäre von House of Talents. Sie waren an die alten Excels gewöhnt.

Auch Philippe misst der Abschlussphase große Bedeutung bei: „Die Schulung der Mitarbeiter ist oft eine der letzten, aber auch eine der wichtigsten Phasen. Dies fällt vollständig unter den Bereich des Änderungsmanagements. Eine solche Plattform wird natürlich nicht nur von Finanzfachleuten genutzt, die über viel Erfahrung verfügen. Deshalb ist es sehr wichtig, ihnen ein Instrument an die Hand zu geben, das sehr intuitiv zu bedienen ist, so dass sich auch Menschen mit einem begrenzten finanziellen Hintergrund darin zurechtfinden und vor allem die richtige Entscheidung auf der Grundlage der ihnen zur Verfügung stehenden Informationen treffen können.“

Zeitersparnis von 60%

Die kooperierenden Unternehmen haben die Vorteile einer effizienteren Berichterstattung erkannt.

Doris Boterberg: „Der größte Vorteil der Arbeit mit diesem Berichtstool ist die Zeitersparnis, die wir durch die Automatisierung von Routineaufgaben erzielen. Ich denke, wenn wir das messen oder quantifizieren müssten, dann hätten wir damit eine Zeitersparnis von etwa 60 % für unseren Controller erreicht.“

Philippe Van Den Bossche: „Reporting ist definitiv nicht nur für sehr große Unternehmen sinnvoll: Jedes Unternehmen, das erkennt, dass ein Bauchgefühl nicht mehr ausreicht, um wirklich zu managen, sowie jedes Unternehmen, das noch viel im zeitraubenden Excel-Format berichtet, kann von automatisiertem Reporting profitieren.“

Quelle: VGD, https://blogbe.vgd.eu/nl/optimaal-beheer/cfo-services/case/kanaal-z-house-of-talents-optimaliseert-managementrapportering, 07. Oktober 2019