Nun bin ich sicher, dass alle Teilnehmer einer Sitzung die gleichen Zahlen vor sich haben und die gleichen Definitionen verwenden.

-Dimka Buyse, Finanzkontrolleur
"Die Zeit, die wir früher mit der Erstellung von Berichten verbracht haben, können wir jetzt nutzen, um tiefer in die Zahlen einzutauchen."
- Dimka Buyse, Finanzkontrolleur

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1 Unternehmen, 100 Mitarbeiter, 1 Wahrheit

Wenn ein Unternehmen beschließt, seinen strategischen Kurs zu ändern, hat dies Konsequenzen für seine Geschäftstätigkeit. Das gilt auch für die westflämische Huyzentruyt-Gruppe: Seit 2018 konzentriert sich das Unternehmen ausschließlich auf die Projektentwicklung und nicht mehr auf das Contracting. Eine ausgezeichnete Gelegenheit, dachten sie, um sofort ihre gesamte Arbeitsweise zu überprüfen und grünes Licht für die Entwicklung eines guten Finanz- und Betriebsberichtsinstruments zu geben.

“Seit 2018 haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, auf unseren eigenen Grundstücken erschwingliche Wohnungen zu bauen, sowohl für Investoren als auch für Eigentümer”, beginnt CFO Willem Declercq enthusiastisch. “Wir wollen den Bauprozess für unsere Kunden so einfach wie möglich gestalten. Außerdem wollen wir ihnen viel Wert für ihr Geld bieten. Zu diesem Zweck haben wir unseren Projektansatz äußerst effizient gestaltet. Zum Beispiel wählen unsere Kunden alle Materialien für ihr neues Haus an einem Ort aus – in unserem brandneuen Ausstellungsraum in den alten Fabrikgebäuden – und wir bauen alle Häuser eines bestimmten Projekts auf einmal, unabhängig davon, ob sie bereits verkauft sind oder nicht.”

Operative Exzellenz an erster Stelle

Aber auch im weiteren Geschäftsbetrieb hat die Effizienz seit 2018 oberste Priorität. Nicht im Geringsten, wenn es um die Berichterstattung geht, wie es scheint. “In der Vergangenheit gab es nicht nur wenig Berichterstattung, sondern sie wurde auch vollständig manuell durchgeführt”, fährt Willem fort. “mit allen damit verbundenen Nachteilen: Die Berichterstattung erfolgte spät, so dass keine Zeit blieb, die Zahlen durchzugehen. Wenn man einen falschen Eintrag sah, war es fast unmöglich, ihn in der laufenden Berichterstattung zu korrigieren. Außerdem erhielten wir die Berichte auf Papier: Es war nur möglich, bestimmte Informationen mit dem fluoreszierenden Stift schnell herauszufiltern. Da außerdem jede Abteilung eine andere Art der Berichterstattung verwendete, hatte jede ihre eigene Wahrheit.

Um operative Exzellenz zu erreichen, musste sich dies ändern. “Wir begannen mit der Suche nach einem guten Berichtswerkzeug. Sie sollte intuitiv und benutzerfreundlich sein, mit einem schönen Look & Feel. Hinter den Kulissenmögen die Zahlen komplex sein, aber der Benutzer sollte dies auf dem Bildschirm nicht bemerken. Wir wollten auch die Möglichkeit haben, sich zu den Details durchzuklicken. Und schließlich war es uns wichtig, dass das Tool mit all diesen Programmen verknüpft werden konnte, da jede Abteilung zu diesem Zeitpunkt ihre eigene Berichterstattung – und Software – hatte.

Huyzentruyt-Gruppe_Dimka Buysse und Willem Declercq

Umsetzung von Komplexität in Benutzerfreundlichkeit

Die Huyzentruyt-Gruppe nahm zunächst Kontakt zu sechs Anbietern auf, entschied sich aber schnell für eine Partnerschaft mit BrightAnalytics und VGD, sagt Finanzcontroller Dimka Buyse. “Wir waren sofort von der Benutzerfreundlichkeit und dem Look & Feel von BrightAnalytics begeistert. Außerdem konnte das Tool nicht nur mit unseren anderen Softwareprogrammen wie Excel und Centric verbunden werden, sondern auch mit Dingen, die wir selbst entwickelt haben. Wir stellten außerdem fest, dass vieles von dem, was wir benötigten, bereits standardmäßig vorhanden war. Da unser Geschäft jedoch so spezifisch und unsere Bestandsbuchhaltung komplex ist, konnten wir die Daten nicht einfach aus den Büchern abrufen, um in Echtzeit Berichte zu erstellen. Aus diesem Grund hat BrightAnalytics seinen Partner VGD an den Tisch geholt: Sie haben die Brücke zwischen den Finanzfachleuten wie uns und den IT-Talenten von BrightAnalytics geschlagen.

In Zusammenarbeit mit Horsum haben wir festgelegt, welche Berichte benötigt werden. Daher half uns VGD, die notwendigen Daten aus unseren Systemen zu erhalten, um diese Berichte zu erstellen. Dabei forderten sie uns auf, noch ein wenig tiefer zu gehen. Gemeinsam haben wir die Komplexität unserer Abläufe in benutzerfreundliche Berichte in BrightAnalytics umgesetzt. Innerhalb des festgelegten Zeitrahmens und innerhalb unseres Budgets. Wir wissen, dass dies nicht immer selbstverständlich ist, wenn es um Software geht. Ein starkes Tandem!”

Eine Wahrheit

Inzwischen wurde nicht nur eine Finanzberichterstattung eingeführt, sondern auch eine operative Berichterstattung und ein Dashboard mit KPIs. “Sind wir zufrieden? Und ob!”, lacht Dimka. “Essind nicht nur dieer Zahlen, aber sie sind auch transparent geworden. Die Zeit, die wir früher mit der Erstellung von Berichten verbracht haben, können wir jetzt nutzen, um tiefer in die Zahlen einzutauchen. Wir können in Echtzeit analysieren, Dinge, die nicht in Ordnung sind, anpassen und das Ergebnis dieser Anpassung mit einem Mausklick sehen. Durch die eingebauten Kontrollen können wir auch sicher sein, dass die Daten korrekt sind.

Willem fügt hinzu, dass die begrenzte Flexibilität für den Endnutzer – Management und Mitarbeiter – für ihn ein wichtiger zusätzlicher Vorteil ist. “Wir wollten eine einheitliche Berichtsmethode für alle. Wenn das System zu viel Flexibilität für den Endnutzer zulässt, wird es auf Dauer zu einer Vielzahl unterschiedlicher Berichtsmethoden kommen, und jeder spricht wieder seine eigene Wahrheit. Ich ziehe es vor, sehr genau zuzuhören, was die verschiedenen Abteilungen brauchen, um ihnen einen Bericht zu geben, der funktioniert. Auf diese Weise kann ich sicher sein, dass alle Teilnehmer einer Sitzung die gleichen Zahlen vor sich haben und die gleichen Definitionen für sie verwenden.

Ungeduldiges Warten auf mehr

Es dürfte nicht überraschen, dass die Groep Huyzentruyt, BrightAnalytics und VGD derzeit intensiv an weiteren Berichten arbeiten. “Sowohl das Management als auch unsere Mitarbeiter wollen nur noch mehr und warten ungeduldig auf zusätzliche Berichte. Dimka kommt mit der Nachfrage kaum hinterher. Deshalb stellen wir demnächst sogar einen zweiten Controller ein!” Gemeinsam mit Dimka und Willem werden sie sich auf die Entwicklung eines Projektberichtssystems konzentrieren. “Früher haben wir die Einnahmen pro Jahr für alle Projekte zusammengerechnet. Aber die Projektentwickler wollen die Zahlen für jedes einzelne Projekt und über die Jahre hinweg sehen können. Das ist jetzt möglich. Es wird auch einen Bericht über das Cash-Management geben, einen für die Budgetierung und einen weiteren für Projekte, die noch in der Entwicklung sind. Wir werden also noch eine Weile beschäftigt sein”, lacht Willem.

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