Software wird oft als "Plug and Play" verkauft. Bei BrightAnalytics sieht das in etwa so aus.

Enorme Zeitersparnis und Effizienzsteigerung für Sportoase

Seit Sportoase BrightAnalytics für die Finanzberichterstattung einsetzt, hat das Unternehmen nur an Zeit und Effizienz gewonnen. Ob monatliches Reporting, Cashflow-Analysen, Forecasts oder die Erstellung verschiedener Budgetszenarien durch die Corona-Situation: Vorstand und operatives Management haben heute die Zahlen im Griff.

„Sportoase ist Teil der Gruppe Van Roey“, beginnt Controller Jonah Van Opstal. „Die Gruppe Sportoase übernimmt die Entwicklung neuer Standorte sowie die globale Verwaltung der Tochtergesellschaften. Das finanzielle Follow-up und die Berichterstattung werden jedoch von der Gruppe Van Roey übernommen.“ Sie verwenden Navision, um die Buchhaltung pro Sportoase-Unternehmen zu koordinieren, aber bis vor kurzem hatten sie kein einziges Programm, um eine Gesamtübersicht für die gesamte Gruppe zu erstellen. „Um Daten für alle Standorte zusammen zu generieren, haben wir Excel verwendet“, sagt Jonah. „Nachdem wir die Daten nach Standorten exportiert hatten, führten wir alles zusammen, um eine konsolidierte Zahl zu erhalten. Das war natürlich sehr mühsam.“

Plug and Play

Über die KBC kam das Unternehmen zu BrightAnalytics. „Als wir eine kurze Demo erhielten, fiel uns sofort auf, wie intuitiv das Programm ist“, so Jonah weiter. „Alles war offensichtlich, und man musste kein technischer Spezialist sein, um damit anzufangen. Außerdem waren die Informationen, die wir aus den Zahlen extrahieren wollten, bereits vorhanden. Da wir einen BI-Spezialisten im Haus haben, hatten wir schon überlegt, eigene Berichte zu erstellen. Aber mit BrightAnalytics waren alle unsere Anforderungen bereits erfüllt. Die Entscheidung war also schnell getroffen.“

Eineinhalb Monate nach der Zusammenführung der Daten und einer kurzen Schulung arbeitete die Gruppe Van Roey bereits aktiv mit BrightAnalytics. „Wie so oft bei Software, wurde sie uns als ‚Plug & Play‘ verkauft. Es bleibt dann immer abzuwarten, ob dies in der Praxis auch tatsächlich eingehalten wird. Aber bei BrightAnalytics war es wirklich so. Außerdem konnten wir auf einen hervorragenden Service zählen. Nach der Implementierung wurde uns gesagt, dass wir uns nun mit unseren Fragen an das Support-Team wenden können. Damals habe ich mich gefragt, ob uns so schnell geholfen werden würde wie vorher. Aber auch in dieser Hinsicht können wir nur loben: Eine Frage wird immer innerhalb von 24 Stunden beantwortet.“

Anpassung der Budgets je nach Pandemie

Heute wird sowohl die finanzielle als auch die operative Berichterstattung für Sportoase über die Plattform abgewickelt. „Der größte Vorteil für uns ist, dass wir jetzt konsolidierte Daten für alle Unternehmen haben, was uns den Vergleich erleichtert. Früher mussten wir zum Beispiel die Wasserkosten einzeln nachschlagen, jetzt stehen sie alle auf Knopfdruck nebeneinander. Und selbst definierte KPIs zeigen auf einen Blick, wie es um ein Unternehmen bestellt ist.“

Sportoase berichtet Zahlen auf zwei Ebenen: einerseits an das operative Management der Standorte und andererseits an den Verwaltungsrat. „BrightAnalytics haben wir zunächst für den Vorstand genutzt. Unsere Finanzdirektorin nutzt die Plattform jetzt selbst, z. B. für eine Vorstandssitzung, weil sie damit schnell auf alle verfügbaren Daten zugreifen kann. Es ist sogar die einzige Quelle, die sie noch konsultiert.“

Danach erhielten auch die operativen Führungskräfte Zugang. „Sobald wir den Monat abschließen, können sie ihre Zahlen selbst überprüfen, sie mit dem Budget vergleichen und gegebenenfalls um Erklärungen bitten. Darüber hinaus können sie die Zahlen in verschiedenen analytischen Dimensionen betrachten: zum Beispiel nach Standort oder nach Abteilung (Schwimmbadbranche, Fitnessbranche…). Dies ist eine interessante Information für einen Manager. In der Vergangenheit konnte dies nur über Umwege und auf komplizierte Weise geschehen, heute haben wir schnell ein analytisches Ergebnis. Ein Standort, der gerade eröffnet wurde, kann außerdem alle Kosten, die noch mit dem Bau zusammenhängen, herausfiltern, so dass nur die reinen Betriebskosten übrig bleiben.“

Heute nutzt das Betriebsmanagement BrightAnalytics auch zur Budgetierung. „Zuvor mussten sie dafür unser Buchhaltungspaket verwenden. BrightAnalytics ist jedoch benutzerfreundlicher, was die Schwelle für die Suche nach Informationen senkt. Es ist auch sehr einfach, verschiedene Szenarien von Budgets zu erstellen. Dies hat sich bereits im Zuge der Corona-Situation als sehr nützlich erwiesen. Wir arbeiten in einem sich stark verändernden Kontext: Wenn wir zunächst ein Budget auf der Grundlage eines 12-monatigen Normalbetriebs aufstellen, dann aber in einem Beratungsausschuss beschlossen wird, dass der Freizeitbereich der Schwimmbäder geschlossen werden muss, können wir ganz einfach eine neue Version des Budgets erstellen“.

Cashflow-Analyse und Ergebnisprognose

Darüber hinaus nutzt Jonah BrightAnalytics auch zur Erstellung von Cashflow-Analysen für Sportoase. „Das ist der Punkt, an dem häufig Unternehmensbewertungen erforderlich sind, z. B. am Jahresende. Aber auch die Banken legen großen Wert auf Cashflow-Analysen. Früher mussten wir uns wieder mit Excel behelfen, in das wir alles manuell kopiert haben. Das ist jetzt kein Thema mehr. Ein weiterer Mehrwert für uns ist, dass man mit BrightAnalytics selbst entscheiden kann, wie man seine Gewinn- und Verlustrechnung darstellen möchte. Wir haben uns für eine Gewinn- und Verlustrechnung entschieden, die dem Management einen besseren Einblick in die Zahlen bietet, indem bestimmte Kostenstellen hervorgehoben werden, von denen wir wissen, dass sie für sie sehr wichtig sind. Denken Sie z. B. an Lehrer, Aushilfskräfte, Versorgungsleistungen … Schließlich können wir auch eine Prognose auf der Ebene der Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Die Ist-Werte werden dann durch eine Prognose für die verbleibenden Monate ergänzt, so dass wir eine Vorstellung davon bekommen, wo wir am Ende des Jahres stehen werden. Dies ist heute von entscheidender Bedeutung, da wir in einem Sektor tätig sind, der von den Maßnahmen stark betroffen ist, und die Banken wissen wollen, ob wir in der Lage sein werden, unseren Finanzierungsverpflichtungen nachzukommen.“