Alle Probleme, die wir mit der Berichterstattung hatten, wurden durch die Verknüpfung unseres Buchhaltungspakets mit BrightAnalytics gelöst.

Von arbeitsintensiver zu proaktiver Berichterstattung

Für die Van-Wellen-Gruppe – die mehr als 40 Unternehmen umfasst – war die Berichterstattung bis vor kurzem eine ziemliche Aufgabe. Verschiedene Buchhaltungspakete, das Fehlen automatischer Vergleiche und der Zusammenhang mit konzerninternen Transaktionen und Konsolidierungen machten den Prozess für Finanzmanager Tom Bolsens zeitaufwändig und intensiv. Aber seit er sich mit BrightAnalytics zusammengetan hat, gehört das der Vergangenheit an.

Finanzberichte für BrightAnalytics

„Vor BrightAnalytics war ich eher der Zeit hinterher, als dass ich proaktiv war“, beginnt Tom. „Wir haben ein gutes und benutzerfreundliches Buchhaltungspaket, aber es reicht für die Berichterstattung nicht aus, da unsere Gruppe mehr als 40 Unternehmen umfasst. In der Vergangenheit musste ich mich für die meisten dieser Unternehmen separat anmelden, um die Zahlen abzurufen, und ich konnte keine automatischen Vergleiche zwischen Jahren oder Unternehmen anstellen. Für andere arbeiteten wir mit externen Finanzdienstleistern zusammen, die mir ihre Zahlen in oft unterschiedlichen Formaten zur Verfügung stellten. Ich gab alles Gesellschaft für Gesellschaft in Excel ein und nahm dort Manipulationen vor. Es versteht sich von selbst, dass dies sehr arbeitsintensiv und nicht gerade benutzerfreundlich war.

Die Tatsache, dass auch die Van Wellen Gruppe, die sich auf Logistikimmobilien im Hafen von Antwerpen und in Grobbendonk sowie auf die Entwicklung von Wohnimmobilien spezialisiert hat, ein stetiges Wachstum verzeichnete, machte die Sache nicht einfacher. „Es kamen regelmäßig neue Unternehmen und Standorte hinzu, die auch ein Reporting erforderten. Mit Blick auf weiteres Wachstum wollte unser Gesellschafter auch schneller Zahlen sehen, um Entscheidungen zu treffen, Liquidität zu planen und für die Zukunft vorzusorgen.“

Verbindung mit fast jedem Buchhaltungspaket

Ein professionelles Reporting-Tool sollte Tom einen schnellen und präzisen Einblick in die Zahlen geben, Vergleiche erleichtern, eine Budgetierung ermöglichen, aber auch die Verfolgung von konzerninternen Transaktionen und Konsolidierungen erleichtern. „Und wenn ich konnte, wollte ich auch in der Lage sein, mit Kunden und Lieferanten in Kontakt zu treten“, sagt Tom. „Zuerst dachten wir daran, unser Buchhaltungspaket zu ersetzen, aber da es in der Zwischenzeit optimiert worden war, entschieden wir uns für ein Add-on für das Berichtswesen. Unsere Bank hatte mich einmal auf BrightAnalytics angesprochen. Als ich mich mit ihnen in Verbindung setzen wollte, riefen sie mich zufällig selbst an. Die Demo hat mich sofort überzeugt, und seitdem habe ich keinen anderen Anbieter mehr kontaktiert.“

Drei Wochen später konnte Tom die ersten Berichte in BrightAnalytics einsehen. „Die Verknüpfung des Reporting-Tools mit unserem Buchhaltungspaket war ein Kinderspiel, zumindest erschien es uns so (lacht). Natürlich weiß ich nicht, was hinter den Kulissen passiert. Die Tatsache, dass BrightAnalytics über mehr als 100 Konnektoren verfügt, die eine Verbindung zu praktisch jedem Buchhaltungspaket ermöglichen, war für uns ein zusätzlicher Bonus. So kann ich jetzt die Zahlen aller unserer Unternehmen in einem einzigen Bericht sehen, auch derjenigen, für die ein externer Partner die Buchhaltung führt. In diesem Sinne wurden alle Probleme, die wir hatten, durch die Verknüpfung unseres Buchhaltungspakets mit BrightAnalytics gelöst.“

Managementberichterstattung und konzerninterner Abgleich

Tom ist auch beeindruckt von der Leichtigkeit, mit der Managementberichte erstellt und Transaktionen zwischen Unternehmen verfolgt werden können. „BrightAnalytics verknüpft die Zahlen, und ich habe die Berichte selbst erstellt. Ich war überrascht, wie reibungslos das ging. Oft gibt es einen gewissen Unterschied zwischen einer Demo und der Praxis, aber hier wurden die Versprechen tatsächlich eingehalten. Es genügte, das Management-Reporting einmal fein abzustimmen und die Kontenpläne unserer 40 Firmen mit dem richtigen Management-Reporting-Konto zu verknüpfen.“

„Erst letzte Woche haben wir ein anderes Unternehmen übernommen. Ich informierte BrightAnalytics, erhielt den Intercompany-Code, und am nächsten Tag sah ich die Zahlen des Unternehmens in der Plattform und konnte sie direkt in unsere Berichterstattung integrieren. Es ist auch sehr einfach, einen Vergleich zwischen den verschiedenen Unternehmen, Geschäftsjahren, stärksten Abweichungen und …. anzustellen. Kurzum, ich kann unsere Zahlen jetzt viel besser und schneller analysieren und proaktiv reagieren. Auch der Service, den ich erhalte, ist erstklassig. Wenn ich etwas frage, bekomme ich ein paar Stunden später eine Antwort. Und das ist für mich wichtig.“

Zeitgewinn

Er sagt, dass er seit dem Beginn der Zusammenarbeit mit BrightAnalytics viel Zeit gewonnen hat, so dass die Abschlüsse nicht nur schneller, sondern auch qualitativ besser sind. „Dank des unternehmensübergreifenden Abgleichs kann ich leicht erkennen, ob eine Transaktion bereits bei allen beteiligten Unternehmen gebucht wurde. Das wird in einem Mosaik mit Kacheln für jedes Unternehmen angezeigt. Wenn eine Kachel grün ist, ist alles in Ordnung. Orange oder rot zeigt eine Nichtübereinstimmung an. Auf diese Weise ist es sehr einfach geworden, sicherzustellen, dass die konzerninternen Leistungen bei einem Abschluss übereinstimmen.

In Zukunft möchte Tom das Tool auch für die betriebliche Berichterstattung nutzen. „Ich gehe die Dinge gerne Schritt für Schritt an. Wenn die normale Buchhaltung in Ordnung ist, beginnen wir mit der Budgetierung aller Unternehmen. Danach folgt die Konsolidierung und eventuell eine Liquiditätsplanung. Das gibt mir die Sicherheit, dass das Tool das kann und mit uns wächst.“