Unsere Excel-Berichterstattung wurde zunehmend unübersichtlich und kompliziert. Das wurde unhaltbar.

Immer ein direktes konsolidiertes Ergebnis

Wenn man nicht nur international tätig ist, sondern auch noch vier Unternehmen in vier Ländern hat, wird die Buchführung und Berichterstattung nicht einfacher. Auch Vincent Logistics stand vor dieser Herausforderung. Als die Berichtsanforderungen des Unternehmens die Excel-Kapazität überstiegen, wechselte man zu BrightAnalytics. Heute zaubern sie mit einem Mausklick die neuesten konsolidierten Zahlen hervor. Und das aus vier Buchhaltungspaketen und auf drei Ebenen.

„Vincent Logistics ist ein Logistik- und Transportunternehmen mit Niederlassungen in Belgien, Luxemburg, den Niederlanden und der Slowakei“, beginnt Caroline Vergotte. Zusammen mit ihrem Mann leitet sie Vincent Logistics. „Wir wollen die Leistung unserer Unternehmen verfolgen können. Aber das ist alles andere als einfach: Wir arbeiten nicht nur mit Daten aus vier verschiedenen Buchhaltungspaketen, sondern jedes Land hat auch seine eigene Buchhaltungsgesetzgebung. Außerdem wollen wir in der Lage sein, konzerninterne Transaktionen einfach aus den Daten herauszufiltern.

Bis vor kurzem hat Vincent Logistics zu diesem Zweck mit Excel gearbeitet. „Unsere Berichterstattung wurde jedoch zunehmend unübersichtlich und kompliziert, mit Parametern aus allen Richtungen und äußerst sensiblen, komplexen Formeln. Dies war nicht mehr tragbar. Außerdem mussten konzerninterne Transaktionen manuell aus den Zahlen extrahiert werden, was nicht immer funktionierte. Es gab also kein vollständiges und korrektes konsolidiertes Ergebnis. Das bedeutete, dass wir die Zahlen immer vorsichtig interpretieren mussten und uns nie zu 100 % auf sie verlassen konnten.

Maßgeschneiderte automatische Kostenzuweisung

Vincent Logistics war auf der Suche nach einem Hilfsmittel, das dabei helfen könnte. Es war die Bank des Unternehmens, die ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt riet, sich mit BrightAnalytics zusammenzusetzen. „Zu diesem Zeitpunkt hatte ich mir bereits eine Reihe möglicher Tools angesehen, aber noch nicht die richtige Lösung für unser Unternehmen gefunden“, sagt Caroline. „Entweder waren sie zu groß und damit zu teuer für uns als KMU, oder sie konnten unseren Wunsch nach direkter Konsolidierung nicht erfüllen. Nachdem wir uns mit BrightAnalytics zusammengesetzt und die Demo des Tools gesehen hatten, fanden wir, wonach wir suchten“.

Buchhalterin Christine Bronckart schließt sich ihr an: „Was uns sofort auffiel, war, dass es eine sehr visuelle und grafisch starke Lösung ist. Außerdem konnten wir BrightAnalytics nach unseren Bedürfnissen konfigurieren. Wir verwenden in unserer Buchhaltung drei Analyseebenen: Wir wollen Daten auf der Grundlage unserer Flotte, der Transportkategorien und der Kraftstoffe analysieren können. Unser Berichtswesen sollte mit dem übereinstimmen, was wir bis dahin in Excel gemacht hatten, aber einfacher, schneller und fehlerfrei sein. BrightAnalytics integrierte schließlich unsere Gewinn- und Verlustrechnung aus Excel in das Tool. Inklusive einer maßgeschneiderten automatischen Kostenzuordnung für Kosten, die keiner Rubrik zugeordnet werden können.“

Definieren Sie Ihre eigenen zusätzlichen Kennziffern

Für den IT-Projektleiter Christoph Mennicken, der für die vorbereitende Analyse und das Mapping verantwortlich war, ist auch die Benutzerfreundlichkeit von BrightAnalytics hervorzuheben. „Das Tool ist sehr intuitiv. Außerdem können wir uns bis ins kleinste Detail durchklicken. Sogar bis hin zur eingescannten Rechnung! Der Vergleich der Budgetzahlen mit der tatsächlichen Leistung ist schnell und einfach. Und wir können konzerninterne Rechnungen mit einem Klick ausschließen. Die Kommentarfunktion sorgt dafür, dass die Buchhalter auffällige Zahlen im Monatsbericht für die Geschäftsleitung erläutern können. Praktisch!“

Auch die Tatsache, dass er – nach einer halbtägigen Schulung bei BrightAnalytics – selbst zusätzliche Kennzahlen, die das Unternehmen überwachen will, definieren und erstellen kann, hält er für einen wichtigen Vorteil. „Damit ist sichergestellt, dass wir die für unser Unternehmen wichtigsten Themen angemessen überwachen können. Covid-19 ermöglicht es uns beispielsweise, bestimmten Parametern mehr Aufmerksamkeit zu schenken als üblich. Es ist sehr einfach, sie auf dem Bildschirm zu sehen, ohne sich auf einen externen Programmierer verlassen zu müssen. Und BrightAnalytics hilft uns bei Fragen oder Problemen. Sie reagieren schnell, sind sehr dynamisch und haben bisher immer eine Lösung gefunden. Das ist eine erfolgreiche Partnerschaft!

Der Tipp von Caroline Vergotte (CFO) für alle, die ein ähnliches Projekt planen:

„Bereiten Sie sich gut vor, wenn Sie ein Reporting-Tool einführen wollen: Was wollen Sie mit dem Tool erreichen? Wie werden die Informationen aus den verschiedenen Buchhaltungspaketen in das Tool übertragen? Und wie bauen Sie Ihre Berichterstattung konsequent und logisch auf? Das braucht Zeit. Arbeiten Sie nicht schnell, sondern gründlich. BrightAnalytics ist dann in der Lage, sich schnell anzupassen, und Ihre Lösung ist im Handumdrehen einsatzbereit.