Alle Probleme, die wir bei der Berichterstattung hatten, wurden durch die Verknüpfung unseres Buchhaltungspakets mit BrightAnalytics gelöst.

Von arbeitsintensiver zu proaktiver Berichterstattung

Für die Van Wellen Gruppe – zu der mehr als 40 Unternehmen gehören – war das Berichtswesen bis vor kurzem eine ziemliche Plackerei. Verschiedene Buchhaltungspakete, das Fehlen automatischer Vergleiche und der Zusammenhang mit konzerninternen Transaktionen und Konsolidierungen machten es für den Finanzmanager Tom Bolsens zu einem zeitraubenden und intensiven Prozess. Aber seit er sich mit BrightAnalytics zusammengetan hat, gehört das der Vergangenheit an.

Finanzielle Berichterstattung für BrightAnalytics

“Vor der Einführung von BrightAnalytics war ich eher im Rückstand, als dass ich proaktiv gewesen wäre”, beginnt Tom. “Wir haben ein gutes und benutzerfreundliches Buchhaltungspaket, aber es ist unzureichend, wenn es um die Berichterstattung geht, denn unsere Gruppe hat über 40 Unternehmen. Früher musste ich mich für die meisten dieser Unternehmen separat anmelden, um die Zahlen abzurufen, und ich konnte keine automatischen Vergleiche zwischen Jahren oder Unternehmen anstellen. Für andere arbeiteten wir dann mit externen Finanzdienstleistern zusammen, die mir ihre Zahlen in oft unterschiedlichen Formaten zur Verfügung stellten. Ich gab alles in Excel ein, Unternehmen für Unternehmen, und nahm dort Manipulationen vor. Dass dies sehr arbeitsintensiv und überhaupt nicht benutzerfreundlich war, versteht sich von selbst.” Die Tatsache, dass auch die Van Wellen Gruppe stetig wuchs – das Unternehmen ist auf Logistikimmobilien im Hafen von Antwerpen und Grobbendonk sowie auf die Projektentwicklung von Wohnimmobilien spezialisiert – machte die Sache nicht einfacher. “Es kamen regelmäßig neue Unternehmen und Standorte hinzu, die ebenfalls eine Berichterstattung erforderten. Außerdem wollte unser Aktionär im Hinblick auf weiteres Wachstum schneller Zahlen sehen, um Entscheidungen, Liquiditätspläne und Zukunftspläne zu treffen.”

Verbindung mit fast jedem Buchhaltungspaket

Ein professionelles Berichtstool sollte Tom einen schnellen und genauen Einblick in die Zahlen geben, Vergleiche ermöglichen, die Budgetierung erleichtern, aber auch die Verfolgung von Transaktionen zwischen Unternehmen und Konsolidierungen vereinfachen. “Und wenn möglich, wollte ich auch in der Lage sein, Kunden und Lieferanten zu verfolgen”, sagt Tom. “Zuerst dachten wir daran, unser Buchhaltungspaket zu ersetzen, aber da es inzwischen optimiert worden war, entschieden wir uns für ein Add-on für die Berichterstattung. Unsere Bank hatte mir einmal von BrightAnalytics erzählt. Als ich mich gerade mit ihnen in Verbindung setzen wollte, riefen sie mich zufällig selbst an. Die Demo hat mich sofort überzeugt, und ich habe keinen anderen Anbieter mehr kontaktiert.” Drei Wochen später war Tom in der Lage, die ersten Berichte in BrightAnalytics einzusehen. “Die Verknüpfung des Berichtstools mit unserem Buchhaltungspaket war ein Kinderspiel, zumindest erschien es uns so (lacht). Was hinter den Kulissen passiert, weiß ich natürlich nicht. Die Tatsache, dass BrightAnalytics über mehr als 100 Konnektoren verfügt, die eine Verbindung zu fast jedem Buchhaltungspaket ermöglichen, war ein zusätzlicher Vorteil für uns. So kann ich heute die Zahlen all unserer Unternehmen in einem Bericht sehen, einschließlich derer, für die ein externer Partner die Buchhaltung erledigt. In diesem Sinne sind alle Probleme, die wir hatten, durch die Verbindung unseres Buchhaltungspakets mit BrightAnalytics gelöst worden.”

Management-Berichterstattung und konzerninterner Abgleich

Tom bemerkt auch, wie einfach es ist, Managementberichte einzurichten und Transaktionen zwischen Unternehmen zu erkennen. “BrightAnalytics verknüpft die Zahlen, und ich habe das Reporting selbst eingerichtet. Ich war überrascht, wie reibungslos das ging. Zwischen einer Demo und der Praxis besteht ohnehin oft ein gewisser Unterschied, aber hier wurden die Versprechen tatsächlich erfüllt. Es reichte aus, das Management-Reporting einmalig einzurichten und den Kontenplan unserer 40 Firmen mit dem richtigen Konto des Management-Reportings zu verknüpfen.” “Erst letzte Woche haben wir ein anderes Unternehmen übernommen. Ich benachrichtigte BrightAnalytics, erhielt den Intercompany-Code und am nächsten Tag sah ich die Zahlen dieses Unternehmens in der Plattform und konnte sie direkt in unser Reporting integrieren. Außerdem ist es dann auch sehr einfach, einen Vergleich zwischen verschiedenen Unternehmen, Geschäftsjahren, stärksten Abweichungen, …. Kurzum, ich kann unsere Zahlen jetzt viel besser und schneller analysieren und proaktiv reagieren. Der Service, den ich erhalte, ist also ebenfalls erstklassig. Wenn ich etwas frage, habe ich ein paar Stunden später eine Antwort. Und das ist wichtig für mich.”

Gesparte Zeit

Er sagt, dass er, seit er mit BrightAnalytics arbeitet, sehr viel Zeit gespart hat und die Abschlüsse nicht nur schneller, sondern auch qualitativ besser geworden sind. “Dank des unternehmensübergreifenden Abgleichs kann ich leicht erkennen, ob eine Transaktion bereits bei allen beteiligten Unternehmen gebucht wurde. Dies wird in einem Mosaik von Kacheln für jedes Unternehmen angezeigt. Wenn eine Kachel grün färbt, ist alles in Ordnung. Orange oder rot zeigt eine Nichtübereinstimmung an. Auf diese Weise ist es sehr einfach geworden, sicherzustellen, dass die Leistungen zwischen den Unternehmen beim Abschluss übereinstimmen.” In Zukunft möchte Tom auch operative Berichte über das Tool erstellen. “Ich gehe gerne Schritt für Schritt vor. Wenn die normale Buchhaltung fertig ist, werden wir mit der Budgetierung für alle Unternehmen beginnen. Danach folgt die Konsolidierung und möglicherweise die Liquiditätsplanung. Die Tatsache, dass das Tool dies leisten und mit uns wachsen kann, beruhigt mich.”