Vielleicht werden wir in Zukunft Unternehmen mit anderen Buchhaltungspaketen übernehmen. Jetzt wissen wir, dass wir diese problemlos mit unserem Reporting-Tool verbinden können.

Zukunftssichere Lösung, die mit Ihnen wächst

Als die schwedische MIAB, spezialisiert auf Reinigungs- und Facility-Management, vor einigen Jahren das finnische Unternehmen N-Clean übernahm, stand das Unternehmen plötzlich vor einer Reporting-Herausforderung: Wie sollte die Organisation ein einheitliches, konsolidiertes Reporting über alle Standorte effizient erreichen? Kurz überlegten sie, in beiden Ländern dasselbe Buchhaltungspaket zu verwenden, doch das erwies sich als deutlich umständlicher als die Implementierung von BrightAnalytics.

„Alles begann, als MIAB 2019 N-Clean kaufte“, beginnt Marko Nikodijevic, Finanzdirektor. „Bis dahin war unser Unternehmen nur in Schweden tätig. Nach der Übernahme wurde schnell klar, dass wir ein Reporting auf Konzernebene benötigten. Zunächst kamen wir mit Excel aus. Beide Länder nutzten unterschiedliche Buchhaltungspakete: MIAB hatte Visma Business implementiert, während N-Clean das finnische Sonet verwendete. Wir extrahierten Berichte aus beiden Systemen für jedes Land und integrierten sie in Excel, um alle Daten in einem einzigen Bericht für die Vorstandssitzung zu konsolidieren.

Letztendlich musste das Unternehmen jedoch immer auf separate Berichte für jedes Land zurückgreifen, wie sich herausstellte. „Immer wenn eine Frage auftauchte, die uns ins Detail gehen ließ, mussten wir auf die einzelnen Buchhaltungssysteme zurückgreifen“, fährt Marko fort. „Mit zwei Systemen und zwei Arten von Berichten zu arbeiten, war für alle Beteiligten schwierig. Außerdem war das manuelle Übertragen der Daten extrem zeitaufwendig.“

Ein Kopf und Schultern über dem Rest

Zunächst überlegte MIAB, die finnischen Niederlassungen auf das in Schweden genutzte Buchhaltungspaket umzustellen. „Aber die Umstellung des Buchhaltungspakets war umständlich: Das hätte bedeutet, dass auch ihre Praktiken und Prozesse geändert werden müssten. Außerdem wären erhebliche Implementierungskosten entstanden.“

MIAB entschied sich für einen anderen Ansatz und suchte nach einer schlaueren Lösung. „Wir wollten ein Tool, das uns hilft, die Zahlen auf verschiedenen Ebenen zu analysieren: für den Konzern, die einzelnen Unternehmen und auch auf Einheiten- und Kundenebene. Die Software musste uns bei Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Prognosen, Budgetierung und Cashflow-Management unterstützen. In der ersten Runde verglichen wir etwa fünf Anbieter. BrightAnalytics kannten wir damals noch nicht. Letztlich konnten wir uns nicht einigen, also beschlossen wir, das Projekt zu pausieren. Als wir es nach dem Sommer erneut aufgriffen, war ich mit BrightAnalytics vertraut. Also nahmen wir sie in den Vergleich auf. Und es stellte sich heraus, dass BrightAnalytics in allen Belangen herausragte. Viele Pakete waren nicht so umfassend wie diese Lösung. Die Entscheidung fiel uns dadurch leicht.“

Win-win

Heute, zwei Jahre später, wird BrightAnalytics im Unternehmen weitreichend genutzt, sehr zur Zufriedenheit von Marko und den anderen Nutzern, wie er erklärt. „BrightAnalytics ließ sich problemlos mit Visma Business und Sonet verbinden. So konnten unsere Mitarbeiter wie gewohnt weiterarbeiten. Ein Win-win!“

Er findet es außerdem vorteilhaft, dass sie in BrightAnalytics viel tiefere Analysen und Berichte erstellen können als in den Buchhaltungspaketen. „Die Funktionen eines Buchhaltungspakets sind im Reporting recht oberflächlich: Meist handelt es sich um Standardberichte ohne Konzernkonsolidierung oder Eliminierung von konzerninternen Transaktionen. Sehr grundlegend also. BrightAnalytics bietet uns Einblicke in verschiedenste Berichte und Analysen im Management-Reporting, einschließlich Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Kennzahlen und Cashflow. Und die Anbindung über eine API war sehr reibungslos, was die Lösung zukunftssicher macht: Als Unternehmen sind wir immer auf der Suche nach Übernahmen in Dänemark, Norwegen oder anderen Teilen Europas. Wir könnten in Zukunft Unternehmen mit unterschiedlichen Buchhaltungspaketen übernehmen. Jetzt wissen wir, dass wir sie problemlos an unser Reporting-Tool anschließen können.“

Auch für Nicht-Finanzprofile

Heute haben rund 50 Nutzer im gesamten Unternehmen direkten Zugriff auf das System: vom Vorstand und den Management-Teams in beiden Ländern bis zu den Service-Direktoren. „Diese Nutzer können die Zahlen selbst einfach verfolgen, jeder mit einem eigenen Profil, das Zugang zu bestimmten Daten gewährt. Dies ist ebenfalls eine sehr wichtige Funktion, da das System sensible Informationen wie Gehaltsdaten enthält, die nicht jeder einsehen darf.“

Viele der Nutzer sind Nicht-Finanzprofile, aber auch sie kamen schnell mit dem System zurecht, sagt Marko. „Zum Beispiel unsere Service-Manager, die sich normalerweise um Kunden und nicht um Daten kümmern. Sie sind nicht immer begeistert, ein neues IT-System zu lernen, aber mit BrightAnalytics zu arbeiten, fiel ihnen sehr leicht. Sie sagen mir immer wieder, wie einfach sie es finden und wie viel Klarheit das Tool bietet.“ Für Marko selbst als Finanzdirektor und für sein Team von Buchhaltern und Controllern, die täglich mit BrightAnalytics arbeiten, ist das System eine große Unterstützung. „Für unsere Controller ist es ein Vorteil, dass sie Daten manipulieren, aus verschiedenen Perspektiven betrachten und in die Details eintauchen können, die sie benötigen. Außerdem können wir konzerninterne Transaktionen eliminieren und konsolidieren. Wir nutzen nun auch die Budget- und Prognosemodule.“

Alles und noch mehr

Darüber hinaus überlegt Marko, ob das Unternehmen auch die Controlling-App und das Operations-Modul implementieren kann. „Viele im Unternehmen fragen nach mehr Daten und Berichten aus unserem CRM-System und wollen diese mit dem Management-Reporting kombinieren. Wir prüfen auch, ob wir unsere neuen HR-Systeme mit dem Operations-Modul verbinden können. Tatsächlich besprechen wir in fast jedem Gespräch mit unserem IT-Direktor, der BrightAnalytics sehr positiv gegenübersteht, die Möglichkeit, ein weiteres System mit der Software zu verknüpfen. Wir kennen die Anwendung und sie bietet uns alles und noch mehr. Mit 80 % unserer Daten bereits in BrightAnalytics, warum nicht auch CRM und HR integrieren? So haben wir alle Daten und Reports an einem Ort und sprechen in allen Berichten die gleiche Sprache. Außerdem können wir uns auf exzellenten Service verlassen. Das Support-Team von BrightAnalytics ist sehr reaktionsschnell und immer offen für neue Möglichkeiten und Vorschläge. Wann immer ich etwas frage oder einen Vorschlag mache, sind sie aufgeschlossen. Natürlich empfehle ich dieses Tool regelmäßig meinen Kontakten.“