"Dank der Health Check-Warnungen wissen wir jeden Morgen, wann eine Aktualisierung der Kartierung erforderlich ist. Das gibt uns die Gewissheit, dass wir uns immer auf die Zahlen verlassen können."

Beenden Sie Excel, geben Sie Effizienz ein

Als die dänische Handwerksbrauerei To Øl zum ersten Mal in ein Tool für die Finanzberichterstattung investierte, entsprach es letztendlich nicht den Anforderungen. Die Software wurde schnell beiseite gelegt, und das Unternehmen kehrte zurück zu… den vertrauten Excel-Tabellen. Aber mit fünf Unternehmen und zahlreichen konzerninternen Transaktionen war das nicht wirklich praktikabel. Seit Oktober 2022 verwenden sie BrightAnalytics. Wie sich herausstellte, hat es einen großen Unterschied gemacht.

Noch bevor James Parsons, Leiter der Finanzabteilung, zu To Øl kam, war das Unternehmen bereits auf der Suche nach einer Software für die Finanzberichterstattung. “Da unser Unternehmen insgesamt fünf Tochtergesellschaften hat, brauchten wir ein Tool, mit dem wir konzerninterne Transaktionen eliminieren können”, beginnt James. “Es gibt viele Verkäufe, die zwischen unserer Produktionsstätte in Svinninge und unserer Brauerei-Bar in Kopenhagen hin und her gehen. Außerdem budgetieren wir detaillierter als je zuvor. Deshalb haben wir auch nach einer Lösung gesucht, die monatliche Budget-Ist-Vergleiche auf Kostenstellenebene ermöglicht.”

Früher wurde diese Arbeit mit Hilfe von Excel-Tabellen erledigt, was nicht nur viel Zeit in Anspruch nahm, sondern auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern erhöhte. “Wenn Sie zum Beispiel ein neues Konto erstellt haben, mussten Sie daran denken, es manuell zur Excel-Vorlage hinzuzufügen”, erklärt James. “Es gab keine Benachrichtigung, um Sie daran zu erinnern, so dass es manchmal vergessen wurde, und es brauchte Zeit, um herauszufinden, warum bestimmte Dinge nicht passten.

Auf Anraten von externen Beratern entschied sich To Øl zunächst für eine andere Berichterstattungssoftware als BrightAnalytics, die jedoch nicht ihren Anforderungen entsprach, so James. “Wir waren von der Benutzerfreundlichkeit dieses Systems alles andere als beeindruckt, und die Funktionen waren unzureichend. Das bedeutete, dass wir das Tool kaum nutzten und schnell wieder zu manuellen Excel-Tabellen zurückkehrten, die monatlich aktualisiert werden mussten, sowie zur manuellen Eliminierung von konzerninternen Transaktionen, Blatt für Blatt, für fünf Unternehmen. Das war eine unglaublich zeitraubende Aufgabe.”

Eine leichte Entscheidung

James’ erste Aufgabe im Unternehmen war es, eine bessere Lösung zu finden. “Unser CFO war bereits mit BrightAnalytics vertraut: Er war bereits einige Jahre zuvor auf das Programm gestoßen. Und er bat mich, es mit einigen anderen Anbietern zu vergleichen. Ich habe einige Nachforschungen angestellt und einige Anrufe getätigt, aber es wurde schnell klar, dass es immer einen Grund gab, warum die anderen Tools nicht ganz unseren Anforderungen entsprachen. Bei einem konnten wir die konzerninternen Transaktionen nicht ausreichend eliminieren, und bei einem anderen war keine Integration mit SAP möglich. Letzteres war für uns von entscheidender Bedeutung, da wir zu jedem Zeitpunkt Einblick in die Umsatzentwicklung haben wollten. Außerdem waren diese Tools oft teurer, während BrightAnalytics zusätzliche Funktionen zu einem wettbewerbsfähigen Preis bietet.”

Für To Øl war die Tatsache, dass sie in BrightAnalytics budgetieren und einen Budget-Ist-Vergleich erstellen konnten, ein nettes Extra. “Wir haben dafür das SAP-Budgetmodul verwendet, aber das war für uns nicht benutzerfreundlich”, sagt James. “Wir wollten auf monatlicher Basis und auf Ebene der Kostenstellen budgetieren. BrightAnalytics konnte dies, und das war ein Vorteil für uns. Alles in allem war es eine sehr einfache Entscheidung.”

Vertrauen in die Zahlen

Der Vertrag mit BrightAnalytics wurde im Oktober 2022 unterzeichnet, und einen Monat später war bereits alles betriebsbereit. In der Zwischenzeit nutzt To Øl die Plattform für die Finanzanalyse und -berichterstattung, die Budgetierung, die Eliminierung zwischen Unternehmen und die nach Kostenstellen gefilterte Kostenstellenübersicht. Sie wissen, dass sie in der Finanzberichterstattung verschiedene Kennzahlen festlegen können. Darüber hinaus verfügen sie über Dashboards, die einen Einblick in den Bestand, die Verkäufe, ausstehende Rechnungen und den Bargeldumwandlungszyklus geben. Aber insgesamt sind sie von dem ganzen System begeistert: “Es ist ein sehr benutzerfreundliches und nützliches Tool mit einer Oberfläche, die optisch viel ansprechender ist als der 80er-Jahre-Look von SAP”, fährt James fort. “Dank der Health Check-Warnungen wissen wir jeden Morgen, wann eine Aktualisierung der Kartierung erforderlich ist. Das gibt uns die Gewissheit, dass wir uns immer auf die Zahlen verlassen können.”

Schnell einsatzbereit

Die zehn bis fünfzehn Kostenstellenverantwortlichen bei To Øl, die jeweils für ihr Budget verantwortlich sind, haben direkten Zugriff auf das System, so dass sie die Zahlen monatlich überwachen und mit ihren Budgets vergleichen können. “Dazu gehören Mitarbeiter aus dem Marketing, dem Vertrieb und sogar unsere Brauer. Sie sind es nicht gewohnt, mit Finanz- und Konsolidierungssystemen umzugehen, aber sie können leicht durch die Software navigieren und sich schnell an sie gewöhnen. Mit nur einem Klick können sie auch Transaktionsdetails einsehen, was sehr praktisch für die Durchführung von Überprüfungen ist. Sie nutzen das Tool in der Regel gegen Ende eines jeden Monats und Quartals, während unsere Finanzkollegen täglich damit arbeiten.”

Schließlich erwähnt James die hervorragende Zusammenarbeit und den Service: “Unser Kundenbetreuer ist unsere erste Anlaufstelle und antwortet immer prompt. Technischere Fragen werden an einen technischen Experten weitergeleitet, der ebenfalls schnell antwortet. Es gab noch nie eine Frage oder ein Problem, das nicht umgehend und kompetent gelöst wurde”, fasst James zusammen.