"Wir haben in Erwägung gezogen, etwas Eigenes zu entwickeln, aber schnell erkannt: Wenn wir Kapazitäten dafür aufwenden, geht dies auf Kosten der Ressourcen, die wir zur Verbesserung unserer eigenen Produkte nutzen könnten."

Nahtlose finanzielle Integration in einer Buy-and-Build-Strategie

Seit seiner Gründung hat sich das niederländische Unternehmen Spotler von einem E-Mail-Dienstleister zu einem Omnichannel-Anbieter von datengesteuerter Marketing-Automatisierungssoftware entwickelt. Dank einer Buy-and-Build-Strategie hat das Unternehmen ein starkes Wachstum verzeichnet und vereint heute mehrere Gesellschaften mit beschränkter Haftung (BVs) in verschiedenen Ländern. Aber wie stellt ein CFO sicher, dass diese Unternehmen nahtlos und vorzugsweise effizient finanziell integriert werden? Hier kommt BrightAnalytics ins Spiel.

“Wenn wir eine Organisation übernehmen, gibt es immer mehrere Schritte, um dieses Unternehmen zu integrieren,” beginnt CFO Paul Brentjens. “Dies gilt sowohl für ihr Produktportfolio als auch für die Integration der Organisation selbst. Um die Dinge zu straffen und mit einem Fokus auf Synergie haben wir alle Übernahmen pro Land in jedem Markt, in dem wir tätig sind, unter eine Leitung gestellt. Mit der Expansion unserer Gruppe begannen wir auch, unser Marketing, unsere Entwicklung, Finanzen und HR zentral zu verwalten. Infolgedessen gab es zunehmend mehr Verrechnungen und Transferpreise zwischen den Unternehmen und Ländern. Früher konnten wir uns eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BV) ansehen und leicht erkennen, wie die Dinge liefen, aber mit all den konzerninternen Transaktionen wurde dies zunehmend schwieriger.”

Die Anforderungen, die Spotlers Konsolidierungspaket erfüllen musste, wurden immer strenger. “Bis vor einem Jahr haben wir noch ein anderes Tool für Konsolidierung und Berichterstattung verwendet,” fährt Paul fort. “Wir hatten mit dieser Software einen Ansatz entwickelt, der einigermaßen gut funktionierte, aber dennoch viele manuelle Schritte erforderte. Deshalb begannen wir, nach einer anderen Lösung zu suchen. Wir überlegten, etwas Eigenes zu entwickeln, erkannten aber schnell: Wenn wir Kapazitäten dafür aufwenden, geht dies zu Lasten der Ressourcen, die wir zur Verbesserung unserer eigenen Produkte nutzen könnten. Als Finanzabteilung müssen wir oft um diese Kapazitäten kämpfen. Wenn andere dies effizienter tun können, warum sollten wir es dann selbst machen?”

Tägliche automatische Updates statt wöchentlicher in Excel

Als Paul später mit BrightAnalytics bekannt wurde, stellte sich heraus, dass die Software mehrere Vorteile hatte, die zu Spotler passten. Das Unternehmen entschied sich, mit vier Verwaltungen zu beginnen, um die Lösung schrittweise zu implementieren. “BrightAnalytics hatte viele Stärken, aber wir wollten sehen, ob wir in diesen Bereichen tatsächlich Fortschritte machen und sicherstellen, dass wir nicht zu viele andere Funktionen verlieren,” erklärt Paul. Als nach einigen Wochen alles reibungslos lief, wurde die Entscheidung getroffen, weiter zu expandieren.

Was waren also die Vorteile von BrightAnalytics für Spotler? “Erstens konnte BrightAnalytics sich leicht und schnell mit den verschiedenen Softwarepaketen verbinden, die wir verwenden,” antwortet Paul. “Für unsere zentrale Vertragsverwaltung verwenden wir Younium, während wir für die Finanzverwaltung in jedem Land unterschiedliche Tools nutzen. In den Niederlanden verwenden wir Yuki; im Vereinigten Königreich arbeiten wir mit Xero; in Schweden verwenden wir PE Accounting; und in Deutschland verwenden wir Datev. Dank der Integration zwischen BrightAnalytics und all diesen Systemen erhalten wir jetzt tägliche Feeds aus unserer Verwaltung, anstatt sie wöchentlich über Excel importieren zu müssen. Darüber hinaus ist die Nutzung von Multicurrency für uns ein großer Vorteil. Früher haben wir die britischen Zahlen in Euro umgerechnet, was bedeutete, dass das britische Team ihre Zahlen nicht in Pfund sehen konnte. Mit BrightAnalytics können sie das jetzt.”

Ein dritter Grund, warum Spotler die Software von BrightAnalytics positiv bewertet hat, ist die Möglichkeit, mit mehreren Berichtsstrukturen zu arbeiten. “Wir haben unser traditionelles Layout, wie zum Beispiel die Jahresabschlüsse, bei denen beispielsweise Personalkosten unter ‘Betriebskosten’ zusammengefasst werden,” erklärt Paul. “In unserem funktionalen Reporting, das sich darauf konzentriert, wie wir das Geschäft führen, werden die Personalkosten jedoch nach Abteilungen aufgeschlüsselt. Als Unternehmen folgen wir drei Hauptumsatzstrukturen: wiederkehrende Einnahmen, transaktionale Einnahmen und Serviceeinnahmen. Wir teilen unsere Kosten auch auf die gleiche Weise auf. Im funktionalen Reporting ordnen wir Personal, das Serviceeinnahmen generiert, den Servicekosten zu, und Mitarbeiter wie Kundenservicepersonal den wiederkehrenden Kosten. Diese funktionale Struktur hatten wir auch in unserem vorherigen Tool, aber wir konnten nicht von dieser auf das traditionelle Layout wechseln, um mit den Finanzberichten übereinzustimmen. Mit BrightAnalytics können wir das.”

Und dann gibt es noch die Konsolidierungs-App: “Wenn wir mitten in einem Geschäftsjahr eine Übernahme tätigen, wollen wir deren Umsatz nicht immer in die Berichterstattung einbeziehen. Aber manchmal tun wir das, zum Beispiel, wenn wir die Zahlen für einen bestimmten Monat mit dem gleichen Monat des Vorjahres vergleichen, um den Beitrag der Übernahme zu bewerten. Dies war in unserem vorherigen Tool eine Herausforderung: Wir mussten eine Dummy-Verwaltung und allerlei Workarounds verwenden, während diese Funktionalität in BrightAnalytics sofort verfügbar ist. Schließlich kann ich auch in die Zahlen eintauchen und dabei die visuelle Darstellung beibehalten. Dies hat es uns erleichtert, Abweichungen zu analysieren.”

Mehr Zeit für das, was wirklich zählt

Es ist klar, dass Spotlers Wachstumsgeschichte—mit dem Ziel, eine Übernahme pro Jahr zu tätigen—eine bedeutende Rolle bei der Entscheidung für die Zusammenarbeit mit BrightAnalytics gespielt hat. Paul fährt fort: “Einerseits gibt es die Einfachheit und Geschwindigkeit, mit der wir eine Verwaltung anschließen können, und andererseits die Einblicke, die uns BrightAnalytics gibt, insbesondere in die Zahlen vor einer bestimmten Übernahme.” Hat das Unternehmen dadurch auch viel Zeit gespart? “Das ist schwer zu sagen, da ich die beiden Tools in dieser Hinsicht nicht direkt vergleichen kann. Ich denke, wir verbringen jetzt mehr Zeit in BrightAnalytics als in unserem vorherigen Tool, aber wir verbringen unsere Zeit sinnvoller: indem wir die Zahlen analysieren, anstatt sie manuell zu sammeln, zu importieren oder zu exportieren,” schließt Paul.