„Sobald Sie international mit verschiedenen Währungen und Buchhaltungspaketen arbeiten, benötigen Sie eine Plattform, die all dies integrieren kann. BrightAnalytics leistet das für uns.“

Mehrwährungs-Einblicke: einfach und auf einen Blick

Was tun Sie, wenn die verschiedenen Verwaltungen Ihres Unternehmens nicht nur in verschiedenen Ländern ansässig sind, sondern auch unterschiedliche Buchhaltungspakete und Währungen verwenden? Entweder wird die Berichterstattung dann zu einer ziemlichen Aufgabe, oder Sie entscheiden sich für ein Tool, das alles miteinander verbindet. Das niederländische SaaS-Scale-up Blue Billywig – mit Niederlassungen in Hilversum, Stockholm und Singapur – hat sich für Letzteres entschieden. Und für BrightAnalytics.

„Die drei Niederlassungen von Blue Billywig verwenden jeweils ein anderes Buchhaltungspaket“, erklärt Bas de Haan, Director Finance. „In den Niederlanden verwenden wir Exact Online, in Schweden Fortnox und in Singapur Xero. Darüber hinaus berichten alle in ihrer eigenen Währung. In unserem Management-Reporting wollen wir alle konsolidierten Zahlen sehen. Wir haben dafür Visionplanner verwendet, was gut funktioniert und ausreichende Einblicke bietet, wenn es sich um eine rein niederländische Verwaltung handelt. Sobald Sie jedoch international mit verschiedenen Währungen und Buchhaltungspaketen arbeiten, benötigen Sie eine Plattform, die all dies integrieren kann. Bis vor kurzem haben wir unsere Quartalsberichte in Google Sheets erstellt, aber wir sind bald ins Hintertreffen geraten. Außerdem wollten wir auf monatliche und – vorzugsweise – wöchentliche oder sogar tägliche Berichterstattung umsteigen. Genau in diesem Moment hat BrightAnalytics uns kontaktiert. Überraschend, wie so etwas immer zum richtigen Zeitpunkt passiert.“

Implementierung ohne Auswirkungen auf das Geschäft

Es wurde bald ein Treffen zur Einführung vereinbart, nach dem auch die Aktionäre von Blue Billywig einbezogen wurden und eine Demo gegeben wurde, um die Möglichkeiten der BrightAnalytics-Plattform zu demonstrieren. „Sie sind zuerst auf uns zugekommen, deshalb haben wir uns auch angesehen, welche anderen Optionen wir hatten“, fährt Bas fort. „Einige mussten erst manuell erstellt werden, wie Power BI. Wir haben aber auch überlegt, auf ein einziges Buchhaltungspaket für alle Standorte umzusteigen. Dies war jedoch mit hohen Implementierungskosten verbunden, wenn wir es auf unsere Bedürfnisse zuschneiden wollten. Mit BrightAnalytics gab es zwar auch Implementierungskosten, aber in der Zwischenzeit konnten wir unser Geschäft wie gewohnt weiterführen. Das hat uns sehr gut gefallen, denn unsere Mitarbeiter sind es gewohnt, mit ihren spezifischen und bekannten Paketen zu arbeiten. Der Wechsel zu einem neuen System ist ein großer Schritt. Bei BrightAnalytics war die Verbindung mit den Buchhaltungspaketen in unseren drei Büros entweder bereits hergestellt oder sie waren offen dafür, sie herzustellen. Jeder konnte weiterarbeiten, während ein Tool implementiert wurde, ohne dass dies Auswirkungen auf das laufende Geschäft hatte.“

Das hat Bas auch für die Zukunft hoffnungsvoll gestimmt. Schließlich plant das Unternehmen, weiter zu wachsen. „Wir wissen jetzt, dass wir, wenn wir eine Niederlassung in einem anderen Land eröffnen wollen, dort einfach ein lokales Softwarepaket kaufen können, weil es problemlos mit der BrightAnalytics-Plattform verbunden werden kann. Auch wenn die API noch nicht vorhanden ist, kann sie realisiert werden. Mir gefällt sehr, dass sie mit uns mitdenken“, sagt er. „Die Leute bei BrightAnalytics haben einen Unternehmergeist: Es gibt immer Raum, Dinge zu besprechen und bei Bedarf Dinge zu entwickeln oder neu zu gestalten.“

Verschiedene Währungen zum Tageskurs in Euro umgerechnet

Zwei Wochen später war BrightAnalytics einsatzbereit. „Die Verbindungen waren eingerichtet, die Budgets integriert und alles war startklar“, sagt Bas. „In Bezug auf die Implementierung hat es unsererseits sehr wenig Zeit gekostet, um loszulegen. Es war keine wirkliche Schulung erforderlich. Wir haben zwar einige Schulungen erhalten, aber es ist so intuitiv und aufschlussreich, dass wir schnell herausgefunden haben, wie es funktioniert. Unser Vertriebskontakt bei BrightAnalytics hat uns unserem Ansprechpartner im Customer Success Team vorgestellt, der unsere Zusammenarbeit schnell aufgenommen hat. Wenn es ein technischeres Problem gibt, holt sie die richtigen Leute dazu, um das Problem zu lösen. Es ist schön, einen Ansprechpartner zu haben, aber letztendlich möchte man, dass die Dinge schnell gelöst werden, und dann spielt es keine Rolle, wer es tut, solange es passiert. Unser Kontakt im Customer Success Team kümmert sich darum.“

Seitdem können die Zahlen bei Blue Billywig täglich abgerufen werden, und die verschiedenen Währungen werden ebenfalls zum Tageskurs in Euro umgerechnet. „Jetzt haben wir jederzeit Einblick in die konsolidierten Zahlen“, fährt Bas fort. „Besonders unsere Aktionäre wissen das sehr zu schätzen: Sie müssen sich nur einloggen, ihre Auswahlkriterien eingeben und sehen, was sie sehen wollen. Das erleichtert auch die Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung. Natürlich müssen hier und da Rechnungen eingegeben werden, aber die Zahlen sind täglich auf dem neuesten Stand. Genauer geht es wirklich nicht. Und gleichzeitig sparen wir eine Menge manueller Arbeit und reduzieren das Fehlerrisiko.“

Kontinuierliche Übersicht über Ist- und Prognosewerte

Darüber hinaus nutzt Blue Billywig BrightAnalytics auch für die Budgetierung. „Früher haben wir das auch in Google Sheets gemacht, aber weil wir manuelle Anpassungen vorgenommen haben, war es fehleranfällig. In diesem Tool können wir ein Jahresbudget eingeben und vierteljährlich eine rollierende Prognose erstellen. Auf diese Weise sind unsere Prognose und unsere Ist-Werte immer verfügbar. Darüber hinaus kann man mit verschiedenen Szenarien spielen und so leichter Entscheidungen treffen.“

Neben der Finanzberichterstattung möchte Blue Billywig künftig auch die operative Berichterstattung über BrightAnalytics einrichten. „Da wir unser ERP-System aber noch nicht voll ausschöpfen, wollen wir damit noch etwas warten. Darüber hinaus können wir im Bereich der Finanzberichterstattung von BrightAnalytics noch wachsen, indem wir beispielsweise auch das Cashflow-Modul nutzen. Es ist schön, dass wir die Plattform Schritt für Schritt entdecken können und nicht alles auf einmal machen müssen. Wir können zuerst die Grundlagen schaffen und später problemlos erweitern.“