Konsolidierung auf monatlicher Basis? Das ist möglich!

Auf dem Weg zu einer einheitlichen, zuverlässigen und schnellen Finanzberichterstattung

„Aufgrund unseres kontinuierlichen Wachstums waren bestimmte Systeme für ein Unternehmen unserer Größe nicht mehr angemessen“, erklärt Walter Deprins, Group CFO bei Vivaldis. „Aufgrund der verschiedenen neuen Unternehmen und Holdinggesellschaften in unserer Gruppe wurde der Finanzteil mit verschiedenen Buchhaltungspaketen, neuen Systemen und Altsystemen immer komplexer. Daher fiel die Wahl schnell auf BrightAnalytics, um die Finanz- und Betriebsdaten aus diesen verschiedenen Systemen automatisiert und einheitlich in zuverlässige Berichte umzuwandeln.“

Die Professionalisierung der Finanzabteilung ging sogar noch weiter. Bis vor kurzem hatte Vivaldis die Konsolidierung der Zahlen an eine externe Organisation ausgelagert. Da dies eine arbeitsintensive Aufgabe ist, wurde die Konsolidierung nur einmal im Jahr durchgeführt. Viel zu wenig, um schnell umschalten und Entscheidungen treffen zu können. Vivaldis wollte mehr Eigenverantwortung für diese Finanzprozesse.

VGD als erfahrener Partner

„Wir waren auf der Suche nach einem Partner mit fundierten finanziellen und strukturellen Kenntnissen“, so Walter Deprins weiter. „Ein Partner, der unsere Sprache spricht und Erfahrung mit Management und gesetzlicher Berichterstattung hat. BrightAnalytics empfahl VGD.“

Philippe Van den Bossche, CFO Services Manager bei VGD: „Vivaldis wollte auf monatlicher Basis konsolidieren. Daher mussten wir einen Weg finden, um diese Konsolidierungen zu automatisieren und zu beschleunigen. Vor allem bei den Konzernverrechnungen, dem arbeitsintensivsten Teil, war es wichtig, dass die Berichterstattung schneller ging. Gemeinsam mit Vivaldis haben wir die Automatisierung ausgearbeitet und die Berichte verfeinert. Auf diese Weise können sie die Zahlen nun schneller analysieren und interpretieren.“

Entwicklung der richtigen Messinstrumente für strategische Entscheidungen

Aus diesen monatlichen Konsolidierungen ergab sich die weitere Forderung nach einer klaren und einheitlichen Sicht auf den Cashflow des Vivaldis-Konzerns.

Walter Deprins: „In unserem Sektor muss man in der Lage sein, gut vorauszusehen. Die Interimsbranche ist immer eine der ersten, die die Trends auf dem Markt zu spüren bekommt. Positive Trends, aber auch negative. Wir brauchen also gute Messinstrumente, um wichtige strategische Entscheidungen, zum Beispiel über Investitionen, treffen zu können. In einer reifen Organisation wie der unseren müssen wir wirklich am Ball bleiben. Dank einer Cash-Prognose, die schnell und zuverlässig geliefert wird, können wir das tun.“

Der Beginn einer weiteren Optimierung

Die monatliche Konsolidierung veranlasste Vivaldis, auch andere Geschäftsprozesse zu überprüfen. „Manchmal ist die Arbeit zu 70 % fertig, aber für die nächsten 30 % muss man die vorherigen Prozesse hinterfragen und sehen, ob sie verbessert werden können“, erklärt Walter Deprins.

Philippe Van den Bossche: „Wir haben eng mit Walter und seinen Kollegen zusammengearbeitet. So konnten wir schnell Verbesserungen umsetzen und bei bestimmten Prozessen Quick Wins erzielen. Die grundlegenden Fragen, die wir uns stellten, waren immer dieselben: ‚Mit welchen Informationen können Aktionäre und Management die Strategie und Leistung von Vivaldis beurteilen? Und was ist der effizienteste Weg, um diese Informationen zu erhalten?’“

„Die Erfahrung von VGD in diesem Bereich war für uns eines der wichtigsten Elemente der Zusammenarbeit“, fasst Walter Deprins zusammen. „Philippe und sein Team haben mit uns mitgedacht und uns die richtigen Fragen gestellt. Dank ihrer Anleitung konnten wir sehr schnell handeln und Aktionspläne erstellen“.

Quelle: VGD, https://blogbe.vgd.eu/nl/optimaal-beheer/cfo-services/case/snelle-efficiente-financiele-rapportering-bij-vivaldis-interim, 22. Oktober 2019